365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 2:
Miten vältät funktionaalisen linjaorganisaation riskejä ja haittoja?
Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi. Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.
Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?
Miten vältät funktionaalisen linjaorganisaation riskejä ja haittoja?
Tuloksen teon näkökulmasta haasteellista on, että jaammepa organisaation millä tavalla tahansa esim. myynti, toimitus, valmistus, varasto, hankinta niin aina syntyy rajapintoja, jotka haittaavat tiedon kulkua ja yhteistyötä. Huonoimmillaan nämä rajapinnat estävät tuloksellisen yhteistyön. Yksiköiden johtajat kilpailevat resursseista ja vaikutusvallasta, mikä usein johtaa koko liiketoiminnan kannalta osaoptimointiin.
Tässä muutamia yleisesti käytettyjä keinoja vähentää funktionaalisen linjaorganisaation mukanaan tuomia riskejä ja haittoja:
1 Osastojen väliset yhteistyöongelmat ratkaistaan johtoryhmässä yleensä luomalla lisää pelisääntöjä tai hieman raskaammalla kädellä uudelleen organisointia ja tietojärjestelmien kehittämistä.
2 Tehdään osastojen välisiä sopimuksia tai yksikkökohtaisia tavoitteita, joihin liittyvät palvelutasot neuvotellaan vuosittain budjetoinnin yhteydessä, mikä johtaa usein funktionaalisiin taloudellisiin tavoitteisiin ja ”kustannuspeliin”.
3 Perustetaan poikkiorganisatorisia pysyviä tai aihekohtaisia koordinointityöryhmiä.
4 Osallistetaan ihmisiä laajasti eri puolilta organisaatiota ongelmien juurisyiden tunnistamiseen ja niiden ratkaisuun.
5 Arvioidaan säännöllisesti yksiköiden yhteistyötä ja annetaan sisäisen asiakkaan palautetta läpi organisaation esim. henkilöstöilmapiiri kartoituksen yhteydessä.
6 Katselmoidaan ja arvioidaan yhdessä liiketoiminnan tilaa ja tuloksellisuutta esim. koko liiketoiminnan kattavalla itsearviointimalleilla, kuten EFQM.
7 Mallinnetaan liiketoimintaprosessit ja annetaan prosessinomistajille mandaatti organisoida, arvioida ja kehittää prosessien suorituskykyä yli linjaorganisaatiovastuiden.
Mitä yllä olevista keinoista teillä on käytössä?
Seuraavat askeleet
Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.
