365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 23: Prosessit kuvaavat organisaation yhteistyötä

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa? 

Organisaatiossa kaikki merkittävät tulokset ovat yhteistyön tuloksia. Jos näin ei olisi, niin organisaatiota tai organisoitumista ei tarvittaisi lainkaan. Tyypillinen tapa organisoitua on funktionaalinen organisoituminen eli samanlaista tekemistä kootaan samaan yksikköön tyyliin markkinointi, myynti, tuotanto ja asiakaspalvelu. Funktionaalisen organisaation haasteita on käsitelty tässä blogisarjassa aikaisemmin. Järkevämpi tapa on organisoitua toimintojen ketjuksi, joka tuottaa arvoa asiakkaille eli prosesseiksi.

Voimme mieltää prosessit tapana organisoitua asetetun tavoitteen tai strategian saavuttamiseen.

1 Yksilösuoritus
Teemme monia asioita tavallaan yksin esim. hitsari hitsaa, suunnittelija suunnittelee, myyjä miettii tulevaa asiakastapaamista. Tässä yhteydessä voimme puhua suorituksesta. Yksinkertaisissa tehtävissä tekijä pystyy arvioimaan tuliko tehtävä suoritettua oikealla tavalla. Isommassa monimutkaisessa kokonaisuudessa merkitys helposti hämärtyy – yksilö voi tehdä ratkaisuja, jota helpottavat hänen työtään, mutta aiheuttavat ongelmia toisaalla. Toimintaprosessin merkityksen sisäistäminen yksilötasolla on lähtökohta prosessijohtamisen onnistumiselle.

2 Työpari
Joissakin tilanteissa on hyödyllistä tehdä prosessin vaiheita työarina esim. monimutkaisessa tuotteessa myyjä hoitaa asiakastarpeen kartoituksen ja tuoteasiantuntija kertoo tuotteen ominaisuuksista ja vastaa teknisiin kysymyksiin. Työpari on sietää myös jonkin verran enemmän häiriöitä ja estää kokonaisuuden kannalta ehkä tyhmiä päätöksiä tai virheitä.

3 Kolmikko
Tämä on ehkä vähän harvinaisempi tapa organisoida yhteistyötä. Kolmikko on kuitenkin yksi vakaimmista rakenteista… ajatellaan vaikka tuolia, niin kolmijalka pysyy hyvin pystyssä, eikä keiku edes epätasaisella pinnalla. Kolmikossa tapahtuu automaattisesti roolittuminen, jossa kaksi vuorovaikuttaa ja kolmas tarkkailee mitä tapahtuu ja ehkä puuttuu tilanteeseen, jos toiminta poikkeaa määritellystä prosessista.

4 Pieni ryhmä (alle 7 henk.)
Pääsääntöisesti prosessin toteutuksen kannalta on edullista, että vastuu tekemisestä ja toiminnasta ovat mahdollisimman selkeitä. Jatkuva improvisointi aiheuttaa kustannuksia ja usein myös huonontaa laatua. Tyypillisesti esihenkilö pitää huoleen siitä, että työ edistyvät odotetulla tavalla ja puuttuu tarvittaessa tilanteeseen. Ryhmän yhteinen ymmärrys toimintaprosessin merkityksestä eliminoi tai ainakin vähentää jatkuvaa työnjohtoa ryhmässä.

5 Tiimi
Jos ryhmä on pysyvästi nimetty joidenkin tehtävien suorittamiseen, syntyy ryhmän jäsenten välille omaehtoisesti suhteita ja mahdollisesti luontevia työnjakoja, joita ei ehkä kannata erikseen organisoida ulkoapäin. Meidän kokemuksen mukaan huikeimmat tulokset syntyvät itseorganisoituvien tiimien kautta. Itse organisoituvat ja – ohjautuvat tiimit määrittelevät itse annettujen reunaehtojen mukaisen prosessin, joka tuottaa vaaditut tulokset ja tuotokset.

6 Iso ryhmä tai koko organisaatio
Kun ryhmän tai organisaatio kasvaa yli 7 henkilöä tarvitsemme erikseen organisointia. Meidän huomiomme on, että monet toiminnot esim. kokoukset ovat varsin tehottomia sen vuoksi, että työtapoja ei ole agendan lisäksi juuri lainkaan mietitty. Jos toimintaa osallistuu kymmeniä tai satoja ihmisiä, tarvitsemme prosessikartan ja prosessinkuvaukset, jonka avulla sovimme roolit, vastuut ja tavan tehdä yhteistyötä tavoitteiden saavuttamiseksi.

7 Aloita aina asiakkaasta
Organisaation menestymisen kannalta on tärkeintä onnistua yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Prosessityössä kaikki tähtää siihen, että luomme arvoa asiakkaalle… tätä arvon luontia olemme kuvanneet aikaisemmin julkaistuissa blogivinkeissä. Lue lisää:

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.