365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 27: Muutama vinkki prosessijohtamisen taustalla väijyvästä systeemiteoriasta

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Prosessijohtamisen taustalla väijyy systeemiteoria. Aluksi muutama vinkki systeemiteorian perusteita ja myöhemmin niiden hyödyntämisestä prosessijohtamiseen. Systeemiajattelun tärkeitä hyötyjä ovat mm. johtamisen kohdistaminen tulosten kannalta kriittiseen toimintaan sekä välittömien tulosten ja pitkäaikavälin vaikutusten tasapainottuminen.

1 Mikä on systeemi?
Mikä tahansa kohde voidaan määritellä systeemiksi esimerkiksi organisaatio, tietojärjestelmä, prosessi, tuote, palvelu, ihminen, tiimi, yksikkö, johtaminen, innovaatio, motivaatio. Jos haluamme ymmärtää kohdetta paremmin tai kehittää kohdetta paremmaksi sitä kannattaa se mallintaa ja tarkastella systeeminä.

2 Systeemi koostuu osista
Systeemin osat voivat olla fyysisiä kuten koneet, laitteet, työvälineet, työohjeet, tilat, ihmiset tai mielen konstruktioita kuten motivaatio, prosessi, liiketoiminta ja tavoitteet. Lisäksi myös toiminta voidaan nimetä osiksi systeemiä kuten johtaminen, ideointi tai konflikti. Esimerkiksi prosessikuvaus voi koostua syötteestä, toiminnasta ja tuotoksista… Input -> temput ->output. Jos jokin näistä osista puuttuu, niin ehkä emme edes kutsu kuvausta prosessikuvaukseksi. Osien nimeäminen kannattaa ja se helpottaa kokonaisuuden tarkastelua.

3 Systeemillä on rajat
Mielenkiintoista ja usein kehittämisen kannalta ratkaisevaa on, mistä osista systeemi koostuu ja mitä jätetään systeemin ulkopuolelle. Esimerkiksi mikä on prosessin syöte, mistä se tulee ja toisaalta, mikä prosessin tuotos ja mihin se menee? Tässä yhteydessä usein puhumme SIPOC- mallista (Supplier, Input, Process, Output, Customer). Tällä tavalla saat muodostettua systeemille rajat eli esim. prosessinomistajan tehtäväkokonaisuus.

4 Systeemillä on tarkoitus
Kun systeemi on määritelty, se voi olla tehokas tai tehoton suhteessa tarkoitukseen. Esimerkiksi prosessien osalta voimme tutkia välittömiä tuloksia tyyliin saimmeko kaupan tai pitkäntähtäimen vaikutuksia tyyliin onko liiketoiminta kannattavaa ja kestävällä tavalla kasvavaa. Joskus havaitsemme kielteisiä vaikutuksia, kuten ympäristön pilaantuminen.

5 Osilla on vuorovaikutusta systeemin puitteissa
Systeemi ei ole vain luettelo osista vaan sen avulla tarkastellaan osien vaikutusta kokonaisuuteen. Tavoitteena on kehittämisessä kohdistaa huomio niihin systeemin osiin, joilla on isoin vaikutus myönteisiin tuloksiin. Esimerkiksi kaikki tekeminen prosessissa ei ole samanarvoista. Tärkeä analyysin kohde on, mitkä ovat kriittisiä toimintoja tuloksen kannalta. Esimerkiksi myynnissä voi olla kriittistä selvittää asiakkaan oma näkemys tarpeista ja kipupisteistä ennen ratkaisun tarjoamista.

6 Systeemien luokittelua
Kehittämisen kannalta on hyödyllistä ymmärtää, millaisen systeemin kanssa ollaan tekemisissä:

7 Prosessit ovat lähtökohtaisesti aina kompleksia systeemejä
Toisinaan prosessi on paremmin hallinnassa ja toisinaan ajautuu kaoottiseen tilaan. Syyn voi olla merkittävä muutos ympäristössä tai sitten jokin kriittinen vaihe estyy dramaattisesti esimerkiksi, tietojärjestelmä kaatuu viruksen vuoksi. Kompleksinen systeemin tulokseen liittyy aina hajontaa. Mitä pienempi prosessin hajonta on, sitä paremmin se on hallinnassa esim. toimitus sovittuna aikana. Kehittämisessä kannattaa keskittyä aina aluksi hajonnan pienentämiseen. Kun hajonta on saatu kohtuulliseksi, voimme aloittaa varsinaisen parantamisen.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.