365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 31: Prosessien mallintaminen

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Kun prosesseista aletaan puhua organisaatiossa, ensimmäisenä mieleen tulee toiminnan kuvaaminen työkulkukaavioilla. Näitä kuvauksia usein kutsutaan prosessikuvauksiksi. Joissakin tapauksissa organisaation toiminta mielletään mekaanisena suorituksena, joka voidaan suunnitella tarkkana kuvauksena. Kun on saatu riittävän iso pino kuvauksia aikaan… ei muuta kuin hiet pois otsalta ja entinen meno jatkuu. Moni johtaja pettyy tässä vaiheessa, koska tulokset eivät harjoituksen perusteella näytä parantuvan.

Tässä muutamia ajatuksia prosessien mallintamisesta:

1 Milloin kuvaus on prosessikuvaus
Yksinkertainen määritelmä voi olla input ->temput -> output. Idea on, että prosessikuvauksessa me pyrimme jalostamaan syötteet tuotoksiksi. Kun materiaalia jalostuu raaka-aineista ja osista tuotteiksi, tätä on suhteellisen helppo kuvata ja mieltää. Haastavampaa on mallintaa tietojen jalostumista palveluiksi.

2 Mieti tarkkaan kuvaamisen tarkoitus
Prosessikuvaus voi olla hyvä vain suhteessa tarkoitukseensa eli siihen, mitä prosessikuvauksella halutaan ymmärtää. Prosessikuvaukset voivat liittyä tietojärjestelmiin (sovellukset/tietoarkkitehtuuri), ongelman ratkaisuun, tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen (service design) sekä johtamiseen.

3 Mikä tekee prosessikuvauksesta hyvän?
Prosessikuvauksen sisältö luonnollisesti ratkaisee. Tässä ovat tärkeimmät laadulliset kriteerit, joita käytämme lähinnä liiketoimintaprosessien arviointiin: 1) kriittiset asiat esillä 2) ymmärrettävyys 3) loogisuus ja 4) realistisuus.

4 Kriittisten asioiden esillä olo
Hyvän liiketoimintaprosessin kuvauksen ehkä tärkein johtamista auttava piirre on erottaa se, mikä on menestymisen kannalta kriittistä esim. tietoa tai toimintaa. Parhaimmillaan johtaminen ja kehittäminen kohdistuu kriittiseen toimintaan. Tavoitteena on välttää itsetarkoituksellista byrokratiaa.

5 Ymmärrettävyys
Ymmärtäminen perustuu käsitteisiin. Yleinen harhakäsitys on, että ymmärtäminen syntyy esittämisen kautta. Ymmärrys syntyy vuorovaikutteisessa keskustelussa (dialogissa). Prosessikuvauksen tarkoitus on edistää sujuvaa yhteistyötä läpi koko organisaation. Monet konfliktit ja ongelmat ovat seurausta siitä, että prosessissa toimivat ihmiset mieltävät oman roolinsa ja tavoitteet eri tavalla.

6 Loogisuus
Johtaminen voidaan mieltää ihmisten johtamiseksi (leadership) ja asioiden johtamiseksi (management). Prosessijohtamisen avulla me pyrimme organisoimaan arvoa luovaa toimintaa järkevällä ja tehokkaalla tavalla niin, että kaikki olennainen tulee tehtyä hyvin ja epäolennainen karsiutuu pois. Prosessijohtaminen on yltiörationaalinen lähestymistapa organisaation toimintaan. Emme voi prosessikuvauksella korvata inhimillisen vuorovaikutuksen merkitystä. Prosessikuvauksen mukaisen toiminnan onnistumisen ratkaisee se, että ihmiset ymmärtävät ja hyväksyvät loogisen toimintojen ketjun ja oman roolinsa siinä yhteistyössä muiden ihmisten kanssa. Looginen rakenne edesauttaa yhteistä ymmärrystä ja jossain määrin myös keskinäistä hyväksyntää toimia mallinnuksen mukaan. Yhteisen hyväksynnän aikana saamiseen tarvitaan leadershippiä, josta omat vinkit tässä blogisarjassa.

7 Realistinen
Aluksi on ehkä hyvä todeta, että mitä tahansa me laitamme prosessikuvaukseen, se on kalpea pintaraapaisu siitä monimutkaisuudesta, mitä ihmiset kokevat arjessa. Voimme kuvata prosessia sellaisena, kuin me sen juuri nyt miellämme toteutuvan. On myös mahdollista kuvata hieman tai reilusti parempi prosessi. Joissakin tapauksissa ehkä ideaaliprosessi voi olla kiinnostava (innovaatiot). Me kannustamme kuvaamaan hieman paremman prosessin eli sellainen prosessi, joka voisi toteutua arjessa n. 6 kuukauden kuluttua.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.