365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 32: Prosessikuvauksen rautalankamalli

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Usein kun prosessikuvauksista puhutaan, mieleen tulee jonkinlainen kaavio, jossa on paljon laatikoita ja nuolia. Kaavio kyllä tarvitaan, mutta meidän lähestymisemme liiketoimintaprosessien kuvaamiseen on monipuolisempi. Liiketoimintaprosessin kuvauksen avulla me mallinnamme olennaista tietoa johtamisen ja perehtymisen tueksi. Kuvauksen tärkeitä tavoitteita ovat arvoa luovan ja menestymisen kannalta kriittisen toiminnan organisointi sekä jatkuvan parantamisen johtamisen edistäminen.

Prosessijohtaminen haaste voidaan kiteyttää muotoon: ”Miten johtaa ja toteuttaa jatkuvasti parantuvaa arvon luontia?” Tässä hyväksi havaittu rautalankamalli:

1 Määrittele soveltamisalue
– Mihin prosessia sovelletaan ja mitä jää ulkopuolelle?
– Miten asiakkaan prosessi alkaa ja päättyy?
– Miten prosessin toimintaa ja tavoitteita suunnitellaan sekä onnistumista arvioidaan

→ Ensimmäinen kohta määrittää, mihin kuvaus kohdistuu.

2 Tunnista asiakkaat, heidän tarpeensa ja vaatimuksensa
– Mitkä ovat asiakkaat ja muut sidosryhmät?
– Mikä on asiakkaan prosessi sekä siihen liittyvät tarpeet, odotukset ja vaatimukset?

→ Organisaation toiminnan tarkoitus on luoda arvoa asiakkaalle. Jos tässä onnistuu tehokkaalla tavalla, voi syntyä voittoa. Aloita aina asiakkaasta, niin et voi mennä täysin harhaan.

3 Fokusoi prosessin tavoitteet
– Mikä on organisaatio strategia ja miten se tulkitaan prosessiin?
– Mikä on prosessin tarkoitus (päämäärä, tehtävä, missio), toteutumisen mittaus?
– Mitkä ovat prosessin kriittiset vaiheet, onnistumisen mittaus?

→ Tavoitteet määrittää keinoja. Ennen kuin kuvaat toimintaa kannattaa aina ensin miettiä, mitkä ovat tärkeimmät tavoitteet, joihin toiminnalla pyritään.

4 Tunnistas syötteet ja tuotokset
– Mitkä ovat prosessin syötteet ja tuotokset?
– Kuka säilyttää tietoja ja miten niitä hallitaan sekä mihin tietoa käytetään?

→ Prosessikolikon kaksi puolta ovat tiedot ja toiminta. Prosessissa syötteet (input, materia, tiedot) jalostuvat tuotoksiksi (output, tuotteet, materiaa ja palvelut, tietoa)

5 Luo prosessikaaviokuvaus prosessin visualisoinniksi
– Prosessin karkeavaiheistus
– Prosessikaaviokuva perustuen vaiheisiin ja rooleihin.

→ Kuvauksen tärkeitä elementtejä ovat roolit ja toiminta (kuka tekee mitä, joskus miten). Uimaratakaaviossa prosessin asiakas ylimpänä. Prosessi alkaa ja päättyy asiakkaaseen.

6 Määritä vastuut ja tee roolikortit
– Mitkä ovat keskeiset roolit ja niihin liittyvät tärkeimmät tehtävät ja päätökset?
– Mitkä ovat tiimit, niiden tehtävät, toimintaa ohjaavat periaatteet ja keskeiset pelisäännöt?

→ Vastuu on tekemistä tai päätöksiä. Jokainen on vastuussa omasta toiminnastaan. eli johtaja ei ole vastuussa alaisten tekemisestä vaan siitä, miten hän itse toimii alaistensa suhteen.

7 Laadi prosessin sanallinen kuvaus, jonka pituus n. 5-10 sivua

→ Sanallinen kuvaus poistaa tulkinnanvaraisuutta ja tuo esille kriittisen tekemisen ja prosessin ohjauspisteet.  Sanallisen kuvauksen käyttötarkoitus on usein muutosjohtamisen työkaluna ja uusien henkilöiden perehtymisen työkaluna.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.