365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 36: Mihin käytetään liiketoimintaprosessin kuvausta?

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Lyhyt vastaus otsikon kysymykseen on, että liiketoimintaprosessin kuvausta voidaan käyttää ainakin liiketoiminnan arvontuotantokyvyn määrittämiseen, onnistumisen ja poikkeamien näkyväksi tekemiseen, tavoitellun toiminnan todentamiseen (auditointiin), roolien määritykseen ja selkeyttämiseen, osaamistarpeiden määritykseen, uusien henkilöiden perehdyttämiseen, prosessin suorituskyvyn jatkuvaan parantamiseen, toiminnan ja tiedonkulun virtauttamiseen sekä suorituksen johtamiseen.  Alla vinkkejä seitsemään keskeiseen käyttötarkoitukseen.

1 Kuvauksen arviointi kehitysryhmässä
Kun liiketoimintaprosessin ensimmäinen versio on saatu aikaan, arvioidaan sitä ensin kehitysryhmän puitteissa. Tässä kuvaus viilataan kuntoon kehitys ryhmän toimesta. Tärkeimmät kriteerit on esitetty blogissa 31.

2 Arviointi ja hyväksyntä johtoryhmässä
Parhaimmillaan kuvaus esittää niitä asioita, joilla on iso merkitys organisaation menestymisessä ja strategian toteutuksessa. Tähän arviointiin tarvitsemme henkilöitä, joilla on sisäistynyt käsitys organisaation liiketoimintalogiikasta ja strategiasta. Avain kysymys on: ”Toteuttaako prosessi valittua strategiaa?”. Liiketoimintaprosessit pääsääntöisesti hyväksyy toimitusjohtaja tai ko. liiketoiminnan johtaja.

3 Avainhenkilöiden toiminnan varmistaminen
Jokaisessa prosessissa toimivat jotkut henkilöt kriittisissä rooleissa. Esimerkiksi jos kuvaamme projektina toimivaa prosessia, niin projektipäälliköt ovat avainhenkilöitä. Avain kysymys on: ”Voidaanko kuvauksen mukaan toimia käytännössä?”. Jos vastaus on ”Ei”, niin mitä on muutettava joko kuvauksessa tai toiminnassa.

4 Prosessissa toimivien henkilöiden perehdyttäminen
Tarkastelun kohteena on prosessissa toimivan henkilön rooli ja vastuut. Avainkysymys on: ”Mitä henkilö tarvitsee, jotta hän voi onnistua oman roolinsa mukaisessa työssä?” tämä keskustelu on organisaatiossa jatkuvaa ja voidaan toteuttaa tehokkaalla tavalla osana perehdyttämistä, kehityskeskusteluita ja koulutuksia.

5 Uusien roolien määritys ja uusien talenttien rekrytointi
Organisaatio elää jatkuvasti. Ihmisiä tulee, lähtee ja työtehtävät muuttuvat. Erityisesti uusille ihmisille liiketoimintaprosessin kuvaus auttaa nopeasti hahmottamaan kokonaisuutta ja omaa roolia arvon luonnissa. Joskus voi olla tarvetta organisoida prosessin toimintaa udelleen tai muokata roolia (job design).

6 Prosessin kehittäminen ja jatkuva parantaminen
Kun prosessi on kohtuudella saatu vakiinnutettua, voidaan sitä kehittää tuloksia tuottavalla tavalla. Prosessikuvauksen avulla voimme paikallistaa mahdollisen ongelman ja lähteä analysoimalla (six sigma) tai kokeilemalla etsimään (Agile improvement) toimivaa ratkaisua. Prosessikuvaus helpottaa mahdollisten ongelmien ja ratkaisun vaikutusten arviointia koko prosessiin. “Et voi kehittää mitään, mitä et tunne ja hallitse”.

7 Tunnista merkittävät muutostarpeet prosessiin
Ennemmin tai myöhemmin kaikkien liiketoimintaprosessin toimintalogiikka jollakin tavalla “happanee”, eikä nykyisellään vastaa menestyvän liiketoiminnan vaatimuksia. Esimerkiksi haluamme siirtyä tuotannossa varasto-ohjautuvasta toiminnasta kysyntä ohjaukseen.  Liiketoimintaprosessi kuvaus auttaa ymmärtämään, mikä toiminnassa on “rikki” ja toisaalta myös sen mitä ei tarvitse korjata.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.