365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 37: Prosessijohtamisen kehityshanke käynnistetty – mikä enää voi mennä pieleen?

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Käsittelimme teemaa prosessijohtamisen kehityshankkeen alussa olevista sudenkuoppia blogissa numero kuusi. Jos ja kun olet välttänyt alun pahimmat karikot, mikä enää voi mennä pieleen? Miten välttää suurimmat kehittämisvaiheen sudenkuopat? Tässäpä muutama sudenkuoppa ja niiden välttäminen.

1 Valtava alkuinnostus ja sen hiipuminen
”Vihdoinkin laitetaan kaikki huonosti toimivat asiat käden käänteessä kuntoon!” Olemassa olevia kuvauksia ja dokumentteja päivitetään sekä uusia luodaan hallitsemattomasti ilman yhteistä ymmärrystä miksi prosessijohtaminen (osa 1), mitkä ovat sen keskeiset periaatteet (osa 15, osa 23), mitä tavoitellaan (osa 7), mitkä ovat prosessikuvausten käyttötarkoitukset (osa 31), miten organisaatiota johdetaan prosessien verkkona. Alkuinnostus hiipuu viimeistään siihen, kun joudutaan toteamaan tuotosten laadun riittämättömyys tai virheellisyys. Pidä tavoitteet ja kuvausarkkitehtuuri kristallin kirkkaana kaikkien kehitystyöhön osallistuvien mielessä kertaamalla ja toistamalla perusasioita matkan varrella riittävän usein.

2 Ei ole aikaa tehdä kunnolla
Vanha viisaus on, että jos teet jotain niin tee se kunnolla tai älä tee sitä ollenkaan. Organisaatiossa on aina enemmän kehitystarpeita, kun on resursseja niiden toteuttamiseen. Yleensä samoja avainhenkilöitä tarvitaan monissa eri kehityshankkeissa ja normaali operatiivinen toimintakin tuppaa viemään kaiken ajan. Aikataulupaineessa yleensä mennään siitä, missä aita jo maahan kaatuu eli prosessien määritys ja niiden kuvaukset ovat helposti ”paperinmakuisia” ja hyvinkin vajaita, jopa virheitä. Kyse on paljon puhutusta priorisoinnista. Mikä tarkoittaa sitä, että jos prosessijohtamisen kehittämiseen panostetaan organisaatiossa, niin jotain on vastaavasti jätettävä tekemättä halutussa aikaikkunassa. Johto- tai ohjausryhmän rooli ja toiminta tässä on keskeinen onnistumisen kannalta.

3 Väärät henkilöt kehittämässä
Toinen vanha viisaus on, että prosesseja määrittävät ne, jotka ymmärtävät miten toimintaan nyt ja miten voitaisiin toimia jatkossa paremmin tai toisin. Kysymykseen: ”Ketkä ovat parhaita asiantuntijoita ja oikeita henkilöitä kehittämään toimintaprosesseja”? Vastaus: ”Ne, jotka toimivat ao. prosessissa”. Usein kuitenkin prosesseja kehittävät ja kuvaavat kehitysinsinöörit, kehityspäälliköt, laatupäälliköt tai johto suuressa viisaudessaan ja jopa ihan yksin. Kannattaa muistaa ja muistuttaa, että parempaan lopputulokseen pääset, kun noudat PAT-sääntöä eli kehittämistyössä on ryhmä ihmisiä, jolla on päätöksentekovalta tai -valtuutus, riittävästi konseptuaalista asiantuntemusta sekä käytännön kokemusta prosessin toteuttamiseksi arjessa.

4 Väärät valinnat prosessinomistajiksi
Yleensä hyvä tapa on määrittää liiketoimintajohtajat ydinliiketoimintaprosessien omistajiksi ja funktioiden vetäjät tukiprosessien omistajiksi, muttei aina. Puolivallaton myyntijohtaja myyntiprosessin omistajana tai autoritääriseen linjajohtamismalliin vahvasti uskova toimintojen vetäjä eivät ole välttämättä pitkässä juoksussa hyviä valintoja. Prosessien mukaiseen toimintaan siirtyminen edellyttää johdolta myös siirtymistä prosessijohtamismalliin. Usein tämä mentaalimatka on organisaatiossa se kaikkein vaikein. Muutosmatkaa voi helpottaa sillä, että nimetään prosesseille omistajat ja kehitysvastaavat erikseen, mutta loppujen lopuksi onnistumisen tai epäonnistumisen määrittää johdon oma asenne ja muutoskyky. Kannattaa käyttää kokenutta konsulttia johdon prosessijohtamisajattelun kehittämiseen.

5 Kehityshanketta ei johdeta ammattimaisesti
Kehityssuunnitelma on yleensä helppo tehdä ja kehityshankeen käynnistäminenkin on vielä kohtuullisen helppoa. Prosessikehityshankkeen johtaminen, viestintä ja koordinointi ovat yleensä aika huonosti toteutettuja. Asiat tuppautuvat puuroutumaan ja muuttumaan matkan varrella. Fokus voi kadota, hukutaan kompleksisuuteen tai tehdään ihan vääriä asioita. Prosessikehityshankkeessa kannattaa käyttää käytännössä koeteltuja hanke- ja projektijohtamisen työkaluja sekä malleja. Yleensä ulkopuolisen konsultin käyttö luo ryhtiä, antaa toimivat työkalut ja varmistaa sujuvan toteutuksen.

6 Huonot valinnan arkkitehtuurissa ja kuvausmuodoissa kostautuvat
Jos prosessiarkkitehtuurissa tulee tehtyä pahoja virheitä hankkeen alussa, niin niiden korjaaminen myöhemmin on hyvin vaikeaa. Jos toimintalogiikan kuvaaminen prosessikarttaan on puutteellinen, niin siitä vielä selvitään täydentämisellä tai uudelleen muotoilulla, mutta jos kartta on laadittu esim. funktionaalisen organisaatiomallin mukaisesti niin sitä ei myöhemmin saa millään asiakasarvolähtöiseksi. Kuvauksia voi aina täydentää ja korjata, mutta jos kuvausmuodot on valittu yksipuolisesti tai väärin, niin niiden korjaaminen tarkoittaa vähintäänkin isohkoa lisätyötä tai tavoitteista tinkimistä.

7 Asiakas unohtuu matkan varrelle
Alussa kaikki vielä nyökyttelevät, että asiakas on tosi tärkeä ja kaikkien prosessien perustarkoitus on luoda asiakasarvoa tai vähintäänkin tukea tätä arvonluontia, mutta laadituissa kuvauksissa ei sitten asiakasta ja asiakasarvonluonti näy juuri mitenkään. On suloisen ihanasti ihastuttu organisaation omaan sisäiseen maailmaan ja sen kehittämiseen. Tässä auttaa palaaminen alkupohdintoihin asiakkaiden prosesseista ja miten liitytään niihin, miten autetaan asiakasta onnistumaan hänen omassa prosessissaan, mitä ovat asiakkaiden vaatimukset ja tavoitteet ao. prosesseille. Millä toimintojen ketjulla tuotetaan asiakasarvoa ja miten se todennetaan? Mitkä ovat prosessien suorituskykymittarit ja tavoitteet asiakasarvon luomisen suhteen?

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.