365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 42: Miten prosessijohtamisen saa osaksi johtamisjärjestelmää?
Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi. Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.
Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?
Useat organisaatiot kipuilevat, miten huolella ja vaivalla laadittu strategia saadaan toteutettua ja päästään strategisiin päämääriin. Yksinkertaistettuna organisaation johtamisjärjestelmä on se moottori, jolla nykytilanteesta päästään strategian toteutuksen avulla strategisiin päämääriin. Prosessijohtaminen on tämän moottorin kampiakseli, josta syntyy tarvittava vääntö toiminnan kehittämiseen.
Tässä muutama vinkki, miten varmistat, että sinun strategiamoottorissasi on riittävästi vääntöä.
1 Kannattaa miettiä aluksi, mikä on organisaation tavoiteltavat arvot, politiikat ja johtamisen periaatteet sekä mitä muutoksia valitun strategian toteutus edellyttää toiminnassa ja johtamisessa.
2 Pohdi, mitä yrityksen arvot, politiikat ja johtamisen periaatteet vaikuttavat prosessiarkkitehtuuriin ja prosessikuvauksiin. Esimerkiksi ”aloitteellisuus” arvona edellyttää palauteluuppien aktiiviseen kuvaamiseen ja johtamiseen toimintaprosessien sisällä ja kootusti eri johtamisen foorumeissa. Toisaalta esimerkiksi hankintapolitiikan eettiset periaatteet määrittävät ne toiminnan reunaehdot, jossa organisaation ja eri prosessien tulee toimia toimittajarajapinnassa.
3 Määritä, miten prosessien mukaisen toiminnan johtaminen liittyy päivittäisjohtamiseen ja eri johtamisen foorumeihin esim. johtoryhmien toimintaan. Mitä prosessien poikkea käsitellään ja miten? Miten korjaavia toimia toteutetaan ja niiden vaikuttavuutta seurataan? Lue osa 17 (Prosessijohtaminen osana päivittäisjohtamista).
4 Päätä, mikä on prosessien kehittämisen johtamisen toimintatapa. Prosessijohtaminen on yksinkertaistettuna parantamisen johtamista. Kannattaa päättää, millainen on prosessien jatkuvan parantamisen prosessi. Onko se erillinen hankesalkkumalli vai jokin muu? Jokaisessa organisaatiossa on aina enemmän kehittämistarpeita, kuin niihin käytettäviä voimavaroja. Johtamisen ja sitä myötä johtamisjärjestelmän keskeisiä tehtäviä on kehittämisen johtamisen organisointi.
5 Strategian toteutus ja prosessijohtamisen mukanaan tuoma jatkuvan parantamisen johtaminen edellyttää muutosherkkyyttä ja -kyvykkyyttä. Kannattaa mallintaa muutoksenhallinta joko osaksi organisaatiosi yhteistä muutosjohtamismallia tai rakenna se osaksi prosessijohtamismallia. Uudet ja uudistetut prosessit eivät muutu toiminnaksi ilman tehokasta muutoksen johtamista. Isoissa murroksissa hyvän ja kokeneen muutosjohtamiskonsultin käyttö on enemmän kuin suositeltavaa.
6 “Sitä saat, mitä mittaat” -hokema kannattaa muuttaa muotoon: “Sitä johdat, mitä mittaat”. Valitse huolella, mitä keskeisiä mittareita seuraat ja mille asetat tavoitteita tai jopa palkkiomalleja. Yleensä keskeiset suorituskykymittarit ovat suoraan johdettavissa asiakkaiden tarpeista ja vaatimuksista. Asiakkaan vaatimus oikea-aikaisesta toimituksesta johtaa suorituskykymittareihin, jotka ovat johdettavissa tästä, kuten esim. tilauksen käsittely- ja vahvistusnopeus, kriittisten materiaalien toimitusaikataulujen pitävyys, tuotantosuunnitelman toteuma-aste jne. Lue lisää: osa 26 (Miten tulosmittareita ja prosessien suorituskykymittareita hyödynnetään organisaation johtamisessa?)
7 Johtamisjärjestelmä ei ole yhtä kuin ERP tietojärjestelmä, mutta tietojärjestelmät ovat oleellinen osa johtamisjärjestelmää. Prosessien toimintalogiikka ja strategiset ylivoimatekijät kannattaa määritellä toiminnallisuuksiksi tietojärjestelmiin. Parhaimmillaan ERP toimii prosessien mukaisen toiminnan johtamisen selkärankana ja ajantasaisen tilannetiedon tuottajina. Järjestelmä pakottaa positiivisessa mielessä kaikki toimimaan tavalla, joka tuottaa arvoa asiakkaille ja loppupelissä eurot viivan alle. Samalla saamme arvokasta raaka-ainetta tiedolla johtamiseen ja organisaation tilannekuva luomiseen. Maailma on täynnä huonosti määriteltyjä ja huonosti toimivia tietojärjestelmiä, jotka tuhoavat arvoa, mutta se onkin jo eri blogikirjoituksen aihe.
Seuraavat askeleet
Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.
