365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 43: Miten johdan toimintakulttuurin muutosta prosessijohtamisen suuntaan, osa 1

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Prosessijohtamiseen liittyy merkittävä johtamisen ja toiminnan kulttuurinen siirtymä. Joka tapauksessa tapahtuu aina jotain. Johtajuus on sitä, että jotain tapahtuu eri lailla.  Prosessijohtaminen on ensisijaisesti parantamisen johtamista.

Voimme mieltää muutoksen ja parantamisenkin henkilökohtaisena oppimisprosessina. Muutosjohtaminen on tuon oppimisprosessin organisointia. Rahaa toiminnan pyörittämiseen voi saada vain joko omistajilta tai asiakkailta. Parhaimmillaan me parannamme asiakkaalle arvon luontia, joka johtaa kasvuun ja kannattavuuteen.

Tässä ensimmäiset 7 vinkkiä onnistuneeseen muutosjohtamiseen matkalla kohti onnistunutta prosessijohtamismallia.

1 Hyväksy se, että jokainen kokee muutoksen eri tavalla

Tähän kokemukseen vaikuttaa mm. käsitys nykytilanteesta ja tulevaisuuden haasteista, perususkomukset omasta, tiimin ja koko organisaation menestymisestä, oma asema organisaatiossa ja sen mukanaan tuoma rooli – johtaja näkee asiat eri tavalla kuin työntekijä, lapsuuden kokemukset pärjäämisestä – luottavaisuudesta, rangaistuksista ja uhkista, menneisyyden kokemukset muutoksista organisaatiossa, luottamus aloitteen tekijään sekä henkilönä että vaikutusvallan suhteen

Ihmiset haluavat tulla nähdyksi, kuulluksi ja ymmärretyksi heille tärkeistä asioista.  Kannattaa luoda foorumeita, kuten työpajoja, joissa yllä olevia asioita ja kysymyksiä tehdään näkyviksi.

2 Ihmisten aivot reagoivat muutoksen tarpeeseen – luo muutokselle tarve eli ”jano”

Ihmisten aivot ovat ehkä alun perin virittyneet tarkkailemaan uhkia ja tämä varmaan pelasti aikojen alussa luolamiehet ja -naiset pedoilta ja muilta lajitovereilta. Periaatteessa uhkiin liittyviä reagointimalleja on kolme 1) hyökkää, 2) jähmety tai 3) pakene. Muutos voi käynnistyä myös uuden mahdollisuuden kautta ja luolamies muuttuu saalistajaksi. Markkinoinnin asiantuntijat tuntevat hyvin meidän peruskäyttäytymisemme ohjausmekanismit, kuten ehkä olet huomannut.  Tämä on myös tärkeä teema, kun synnytämme janoa prosessiajattelua.

3 Luo innostava visio – eli ratkaisu tarpeeseen ”vesi”

Visio on tavallaan kiinnostava arvolupaus ”prosessijohtamisella parempia tuloksia” -tyyliin.  Visio tarjoaa vastauksia kysymyksiin ”miksi ja mitä”. Kaikki päätökset ovat periaatteessa tunnepäätöksiä. Kannattaa hakea emotionaalista hyväksymistä prosessiajattelun ilosanomaan. Rationaalisen ajattelun tehtävä on oivalluttaa, miksi kannattaa ryhtyä prosessihankkeeseen. Ei kannata luvata paratiisia maan päällä, vaan paremmin organisoitua, sujuvampaa ja läpinäkyvämpää toimintaa ilman hässäköitä (=hävikkiä) ja pitkässä juoksussa turvatumpaa työpaikkaa.

4 Haasta sekä ajattelua että toimintaa

Ihminen haluaa ylläpitää hallinnantunnetta.  Tässä rajapinnassa kohtaavat sisäinen ja ulkoinen maailma. Merkittävä toiminnan muutos yleensä edellyttää jonkin perususkomuksen muutosta. Ajattelu muuttuu uusien ja joskus vanhojenkin kokemusten tulkinnan kautta. Meidän sisäinen puhe (reflektio) muuttuu ja selittää ulkoisia tapahtumia uudella tavalla, tämä johtaa toiminnan ja käyttäytymisen muutoksiin. Prosessiajattelun myötä ehkä ymmärrämme organisaation toimintaa ja arvon luontia uudella tavalla. Usein suurin haaste on oivaltaa se, että kun haluamme ihmisten toimia prosessimaisesti, niin myös johtamisen on muututtava.

5 Konkretisoi muutos käsinkosketeltavaksi

Ainakin joskus toiminta jättää näkyvän jäljen, johon voimme myöhemmin palata.  Pelkkä puhe ei tätä tee. Jos kysyt henkilöltä, onko hän suunnitellut prosessia, oikea reaktion tähän on: ”Näytä”. Ainoa todiste prosessin olemassaolosta on prosessin kuvaus, joka prosessijohtamisessa tarkoittaa prosessikuvauksen mukaisesti organisoitua toimintaa ja asetettuja tavoitteita. Kehittämisessä on hyödyllistä kuvata riittävällä yksityiskohtaisuuden tasolla se, miten toimimme nyt ja sitten mikä on uusi tapa toimia. Oppiminen perustuu eroihin vanhan uuden välillä. Usein vaikeinta on poisoppia totutuista toimintatavoista, koska uusi tapa tuntuu alussa vaikeammalta ja työläämmältä. Suorituskyky voi jopa aluksi laskea.

6 Luo merkityksiä

Tässä tavallaan palaamme vision teemaan. Emotionaalinen sitoutuminen on seurausta innostavuudesta ja tärkeydestä.  Joskus ihmiset ovat valmiita pysähtymään sen äärelle mikä heille tai yhteisölle on erityisen tärkeää arvojen tai menestymisen kannalta. Merkitykset luodaan käytännössä puhumalla.  Mitä useammin puhumme jostain asiasta, sen tärkeämmäksi se muodostuu. Huomio, että asiat eivät tule todeksi hokemalla – jos kuvitelmat ja todellisuus eivät kohtaa – todellisuus voittaa aina. Tässä viestintä saavutetuista tuloksista tulee tärkeäksi. Prosessijohtamisessa ja toiminnassa tavoitteena on jatkuva pienten parannusten virta.

7 Kulje itse muutoksen eturintamassa

Johtamista voivat muuttaa vain johtajat.  Tässä johtajat- termi viittaa vaikutusvaltaisiin ihmisiin yhteisössä. Käytännössä organisaation jäsenet seuraavat, miten vaikutusvaltaiset ihmiset puhuvat prosesseista ja miten he toimivat prosessien suhteen.  Tärkeä viesti on mm. se millaisia henkilöitä valitaan prosessinomistajiksi, miten resursseja varataan ja miten puututaan poikkeamiin. Kun prosessityö alkaa vaikuttaa jokapäiväiseen arkeen, on tiimissä tärkeää, miten tuemme toisiamme asiakkaille arvon luonnissa, uuden oppimisessa ja jatkuvassa parantamisessa.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.