365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 46: Lähestymistapoja prosessien kehittämiseen
Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi. Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.
Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?
Prosessijohtaminen on parantamisen johtamista
Usein prosessin omistaja on funktion, yksikön tai liiketoiminnan johtaja. Näillä henkilöillä on usein kädet täynnä monen moista asiaa esim. sidosryhmien vaatimukset, käytännön ongelmia, henkilövalintoja, katse tuloksissa jne. Arjen business vie kaiken ajan ja joskus enemmänkin. Tässä helposti johtamisessa ajautuu reagoivaan ”pomon” moodiin. Kun prosessijohtamista halutaan aidosti toteuttaa niin, jotain tekemistä täytyy vähentää ja tilalle tulee prosessinomistajan tehtävät. Tärkein niistä on parantamisen tai isommassa kuvassa kehittämisen johtaminen. Tässä joitakin vinkkejä tuon roolin hoitoon erityisesti parantamisen näkökulmasta.
1 Parantamisen organisointi
Kukaan ei onnistu yksin ja vaikka joskus ihailemme sankaritekoja, niin kaikki merkittävät tulokset ovat yhteistyön tuloksia. Parasta on, että prosessille nimetään kehitysryhmä, joka ensin kuvaa, viestii ja arvioi/analysoi prosessia systemaattisesti tavoitteena parantaa prosessin käytäntöjä. Prosessin omistajan tueksi valitaan kehittämisen fasilitaattori, joka kohtuudella tuntee kehittämisen menetelmät ja organisoi arjen kehittämistä käytännössä.
2 Ketterät kokeilut
Me emme pyydä ihmisiä tekemään nopeammin tai tehokkaammin vaan pyydämme heitä tekemään asioita uudella tavalla ja katsomme sitten mitä tapahtuu. Samalla tavalla tekemällä syntyy samanlaisia tuloksia. Joskus hairahdumme pitämään myönteistä sattumaa pitämään parannuksena…. ja tietysti joskus olosuhteet ovat meidän puolellamme. Vasta kun purjehdimme vastatuuleen jyvät erottuvat akanoista. Ketterän kehittämisen ytimessä ovat huolella suunnitellut kokeilut. Vahvistamme sitä, mikä toimii ja hylkäämme sen mikä ei toimi. Koe kertoo tilanteen ja luo konkretian.
3 Luova ongelmanratkaisu
Usein prosessin toteutus on suunniteltu tiimien tai työryhmien varaan. Tiimien toimintaympäristössä tulevat esiin arjen ongelmat. Parasta olisi, jos paikalliset ongelmat voidaan ratkaista paikallisesti tiimin jäsenten toimesta. Tässä ”trial and error” maailmassa usein ratkaisuyritykset keskittyvät välittömiin korjaaviin toimenpiteisiin esim., jos tietoa puuttuu, niin se hankitaan. Harvemmin pohditaan mistä syystä tietoa puuttui ja miten tiedon kulkua voisi parantaa pysyvällä tavalla. Syiden analysoinnin sijaan keskitymme ratkaisuihin ja eikä mene aikaakaan, kun sama tilanne toistuu. Tätä voi kutsua ongelmien kierrätykseksi ja ikiliikkujaksi. Tiimin tai työryhmän toiminnan kehittämisen suhteen voi ilmaantua myös paljon muuta tarvetta, joka ehkä liittyy mm. epätasaiseen kuormitukseen, ihmisten välisiin suhteisiin, palautteen antamiseen ja psykologiseen turvallisuuteen. Lue lisää: voimaa tiimityöhön.
4 Prosessien suorituskyky
Kun puhumme merkittävästä prosessien suorituskyvyn kehittämisestä, tarvitaan usein prosessin analysointia. Tässä pisimmälle kehitetyt lähestymistavat löytyvät Six Sigma, Lean Six Sigma, Factory physics, DOE ja Taguchi metodologioista. Nämä mallit on kehitetty pääosin massatuotannon puitteissa ja niissä painopiste on datan tilastollisessa analysoinnissa. Asiantuntijaliiketoiminnassa ja osin palveluissa nämä tekniikat eivät ehkä ole niin toimivia, vaan osallistavaa ketterää kehittämistä (scrum + Toyota kata toimiin näissä ympäristöissä paremmin. Suorituskykymittarit ovat usein helposti määriteltävissä suoraan tai johdettuna asiakastarpeista tai vaatimuksista, mutta niiden mittaamisen operationalisointi voi olla haastavaa. Katse kannattaa kääntää ensimmäisenä ERP-järjestelmän mahdollisuuksiin. Lue blogisarjan osa 26: Miten tulosmittareita ja prosessien suorituskykymittareita hyödynnetään organisaation johtamisessa?
5 Innovaatiot
Innovaatiotoiminta usein kohdistuu tuotteisiin ja palveluihin. Tämän lisäksi voimme puhua sosiaalisista innovaatioista. Ehkä parhaat menetelmät löytyvät tällä hetkellä palvelumuotoilusta (Service design, Service systems, Design thinking). Lähtökohtana on asiakkaan prosessin tai polun mallintaminen ja tuotteiden ja palveluiden käyttötilanteiden tutkiminen, analysointi ja uusien ratkaisujen kehittäminen. Suosiota on saavuttanut myös nopea kehittäminen (rapid prototyping). Prosessien puitteissa näitä menetelmiä voi käyttää tuotosten ja asiakaskokemusten analysointiin.
6 Kyvykkyyksien kehittäminen ja muutosjohtaminen
Strategiatyössä saatamme huomata että, meiltä puuttuu jokin kriittinen kyvykkyys tai on tarvetta ajatella ydin toimintaa uudella tavalla. Olemme siis aidosti uuden johtamishaasteen äärellä esim. lean, prosessijohtaminen, asiakasjohtaminen, arvon luonti, palveleva johtajuus, uudistumis/innovaatiokyky. Nämä edellyttävät nämä edellyttävät yleensä koko systeemin uudelleen mieltämistä (mindset, Framework, world view). Meidän käsitys on, että tämän tason muutoksia tapahtuu sen verran harvoin, että vain todella isoille organisaatioille syntyy kyky toteuttaa tämän tason parantamista omin voimin.
7 Ekosysteemin muutos
Ehkä dramaattisimmat muutokset liittyvät liiketoiminnan ekosysteemin muutoksiin. Näissä tilanteissa ehkä entiset liiketoiminnan valtiaat siirtyvät ohjauspyörän takaa matkustajiksi. Vanhat menestystarinat pitävät organisaation tiukasti otteessaan ala Nokia, Xerox, Motorola jne. Menestyksellinen selviytymistaistelu käy usein saneerauksen kautta. Tällä hetkellä Digitalisaatio tunkeutuu kaikkialle. Kaikki, mikä voidaan digitalisoida digitalisoidaan. Strategiaprosessissa pohdi, mikä voi tuhota sinun busineksen viiden vuoden kuluessa? Mikä on uudistettu voittava liiketoimintamalli ja sitä vastaavat prosessit?
Seuraavat askeleet
Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.
