365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 47: Prosessien ketterä kehittäminen nopeasti muuttuvassa maailmassa

Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi.  Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.

Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?

Digitalisaatio, pandemia ja Ukrainan sota sekä globaali kilpailu ja muuttuvat asiakastarpeet tuovat paineita organisaatiolle kehittää toimintaansa. Ei riitä, että palvelut ja tuotteet ovat kilpailukykyisiä, vaan kaiken toiminnan tulee tuottaa arvoa asiakkaille. Yhä kompleksisemmaksi muuttuvassa toimintaympäristössä tarvitsemme ketterää tapaa reagoida toimintaympäristön muutoksiin. Tässä vinkkejä prosessien ketterään kehittämiseen. Tavoitteena on 100 päivässä muutoksia toimintatapaan.

1 Ketteryyden ydin on nopeat kokeilut

Kehitysprojektiin usein liittyy yritys analysoida ja suunnitella hanke alusta loppuun. Kompleksisessa toimintaympäristössä tämä ei usein ole realistinen lähtökohta. Kun tieto loppuu, alkaa arvailu. Emme voi etukäteen tietää, mikä toimii ja mikä ei toimi. Kokeilu kertoo tilanteen. Tämä voi olla meille jo tuttua tietojärjestelmien suunnittelussa (SCRUM), jossa kehitystä ohjataan asiakaspalautteen eikä niinkään kaikenkattavan määrittelyn perusteella.

2 Miten säilyttää strateginen suunta?

Yleensä ongelmista ei ole puutetta. Ketterässä parantamisessa on vaikeinta varmistaa, että nopeat kokeilut kohdistuvat arvoa luovaan toimintaan prosessissa. Perinteisessä kehittämisprojektissa asetamme hyvässä uskossa tavoitteita. Tämä saattaa johtaa alisuoriutumiseen tai epärealistisiin tavoitteisiin. Emme voi etukäteen tietää, mikä on mahdollista. Tämä paljastuu meille kehittämisen aikana. Ketterässä kehittämisessä asetamme prosessien kehittämiselle haasteita strategisessa suunnassa, mikä kirvoittaa luovuutta halutussa suunnassa.

3 Miten asetamme haasteen?

Haasteen asettamisessa tarvitsemme ymmärrystä kolmesta näkökulmasta: 1) Miten toimimme nyt ja sen seuraukset tulevaisuudessa? 2) Mikä voisi olla parempi toimintatapa? 3) Mikä kertoo meille edistymisestä haasteen suunnassa? Tyypillinen esimerkki haasteesta voisi olla muotoa: ”Miten lyhentää prosessin läpimenoaikaa?” Huomaa, että emme aseta numeerista tavoitetta ainakaan tässä vaiheessa vaan kuvaamme onnistumisen kriteereitä.

Kun haaste on tunnistettu, on yleensä runsaasti ideoita tarjolla, joista valitsemme parhaat kehityskohteiksi. Näin meille syntyy alustava kehitysjono. Vasta nyt tiedämme tarkalleen, keitä ihmisiä kutsumme mukaan hankkeeseen.

4. Tiedonkeruusprintti

Tiedonkeruu sprintin aikana haluamme riittävän tarkan kuvan kehittämiskohteista, jotta voimme kohdistaa kokeilut tuottavalla tavalla. Tiedonkeruusprintin aikana haastekin voi vielä saada uusia muotoja. Kaiken kehittämisen lähtökohtana on nykytilanteen ymmärtäminen. Mene paikan päälle, katso ja selvitä, mitä tapahtuu (Gemba). Me tarvitsemme muutaman yksinkertaisen analyysin tietojen keruun perustaksi 1) tarkka kuvaus kehityskohteen työnkulusta 2) Syy-seuraus analyysi. Saatujen tietojen perusteella olemme valmiit asettamaan kehityskohteille tarkennetun haasteen ja tavoitteen.

5 Kehityssprintti

Samanlainen toiminta johtaa samanlaisiin tuloksiin. Kokeile erilaista toimintatapaa – Koe kertoo, mikä toimii ja mikä ei toimi. Kehitysprintti alkaa kokeilujen suunnittelulla tyypillisesti n. 4 viikon ajalle, jonka aikana teemme useita kokeita. Tässä vaiheessa meille on syntynyt käsitys siitä, mikä voisi olla nykyistä parempi toimintatapa. Kokeilussa on viisi tärkeää näkökulmaa 1) nykyinen toimintatapa 2) uuden toimintatavan kokeilun kuvaaminen ja 3) ennuste kokeilun tuloksesta 4) tulokset ja muut havainnot 5) johtopäätökset. Kehityssprintti päättyy katselmointiin, jossa mahdollisesti jokin uusista toimintatavoista hyväksytään vakiinnuttamiseen.

6 Vakiinnuttamissprintti

Jos uusi toimintatapa on tuottanut hyviä tuloksia, niin haluamme toki käyttää sitä mahdollisimman laajasti organisaatiossa. Tämä saattaa vaatia uuden toimintatavan tarkkaa kuvaamista ja työn olosuhteiden muokkaamista esim. muutoksia materiaalivirtoihin, tiedonkulkuun ja tiloihin. Vakiinnuttaminen noudattaa samoja oppimiseen liittyviä periaatteita kuin kehittäminenkin sillä erotuksella, että etukäteen tiedämme, mitä olemme tekemässä. Uusien toimintatavan piiriin tulevien ihmisten kannalta kyse on kokeilusta ja sen tulkinnasta. Emme siis pyydä noudattamaan ohjeita vaan kokeilemaan ja katsomaan, mitä tapahtuu. Näin uusi toimintatapa saattaa kehittyä vielä vakiinnuttamisen aikanakin.

7 Juhlinta

Tyypillisesti Ketterä kehittämishanke kestää n. 100 päivää, jona aikana haluamme konkreettisia muutoksia toimintaan. Iso joukko pieniä muutoksia toimintatavassa voi johtaa isoon parannukseen tuloksissa. On aihetta juhlinnalle. Ketterässä kehittämisessä juhlinta tarkoittaa toteutuneen kehityksen kuvaamista, arviointia ja sen tarkastelua, miten voimme ketterällä tavalla menestyä entistä paremmin jatkossa…. ehkä jopa haluamme muokata kaikkea johtamistamme ketterämpään suuntaan. Lue lisää ketteryydestä täältä.

Seuraavat askeleet 

Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.