365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 7:
Miten luot kestävän prosessiarkkitehtuurin?
Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi. Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.
Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?
Miten luot kestävän prosessiarkkitehtuurin?
Usein organisaatioissa jää pohtimatta, millainen prosessiarkkitehtuuri kannattaisi organisaatioon luoda. Ehkä koko kysymyskin jää asettamatta vaan tukka putkella lähdetään kuvaamaan organisaation toimintaa tyypillisesti valmistusta, toimituksia, myyntiä ja palveluita. Tästä seurauksena on funktionaalinen prosessikartta ja funktionaalisen toiminnan haitat estävät kestävän menestyksen.
Tässä vinkkilistassa on muutama prosessiarkkitehtuuriin liittyvä näkökulma:
1 Pohdi aluksi mihin asioihin kannattaa prosessiarkkitehtuurin luomisessa ottaa kantaa. Näkökulmia ovat mm: liiketoiminta- logiikka, arvonluontimalli, prosessikuvausmuodot ja niiden käyttötarkoitukset sekä johtamisjärjestelmän rakenne.
2 Määritä, mikä on meidän business? Määrittely näkökulmia voi olla mm. a) asiakkaan tarve/markkina b) meidän tuotteet, palvelut, ratkaisut, joka tuo arvoa asiakkaalle c) toimitustapa, logistiikka tai jakelukanavat.
3 Isoissa organisaatioissa on yleensä monialiiketoimintoja. Määritä, miten nämä kaikki liittyvät toisiinsa, mitkä ovat rajapinnat asiakasarvon tuottamisessa.
4 Tutki, mitkä ovat tärkeimmät erot asiakkaiden ostokäyttäytymisessä. Yritykset hankkivat palveluita eri tavalla kuin kuluttajat. Yrityksissä ostetaan kulubudjettitavaraa ja palvelua eri tavalla kuin investointeja. Myös kuluttajat valitsevat maitoa eri tavalla kuin ostavat autoja. Ostokäyttäytymisestä voit päätellä, millaisia prosesseja tarvitsemme liiketoiminnan johtamiseen ja toteutukseen.
5 Päätä, millaista prosessijohtamista tavoittelemme? Tässä vaihtoehtona ovat keskittyä prosessien kehittämisen johtamiseen tai prosessien jatkuvaan parantamiseen. Jos valitsemme prosessien kehittämisen johtamisen, niin prosessien omistajiksi nimetään usein linjajohtajia. Jos taas keskitymme prosessien jatkuvaan parantamiseen, niin prosessien omistajiksi nimetään parhaat asiantuntijat.
6 Ratkaise kysymys siitä, millä tavalla prosessin omistajat toimivat suhteessa hierarkiseen linja- organisaation operatiiviseen johtoon ja toimintaan nähden. Tässä jokaisen organisaation on haettava itselleen toimiva prosessijohtamisen toimintamalli.
7 Tärkeä näkökulma prosessiarkkitehtuurissa on, millaista kuvaustapaa käytetään. Kuvausmalli määrittää sen, mihin asioihin otetaan kantaa kuvauksessa. esim. jos kuvausmallissa pyydetään kuvaamaan asiakkaan prosessia ja siihen liittyviä tarpeita, vahvistuu organisaation asiakassuuntautuminen ja prosessia voidaan arvioida asiakkaan arvon luonnin näkökulmasta.
Seuraavat askeleet
Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.
