365 vinkkiä prosessijohtamisesta, osa 9:
Miten valitset prosessien omistajat?
Tämä on Innotiimi-ICG:n blogisarja 365 tapaa edistää prosessijohtamista ja prosessiajattelua organisaatiossasi. Esitämme joka viikko seitsemän konkreettista keinoa prosessijohtamisen ääreltä.
Mikä on sinun keinosi jatkaa tätä listaa?
Miten valitset prosessien omistajat?
Moni organisaatio tuskailee prosessien omistajien rooliin valittavien henkilöiden valintakriteereiden ja valinnan kanssa. Tässä seitsemän vinkkiä siihen.
1 Yksi valintakriteeri on päättämäsi prosessijohtamisen taso ja merkitys. Jos taso on prosessien kehittämisen johtaminen osana liiketoimintastrategian toteutusta, niin valitse omistajat liiketoimintajohdosta. Jos valittu taso on funktionaalisten toimintaprosessien jatkuva parantaminen, niin valitse omistajat kunkin toiminnon ”parhaista” asiantuntijoista.
2 Hyvä valintakriteeri on prosessiajattelun kypsyys ja osaaminen. Surullisin tilanne on niissä organisaatiossa, jossa puutteellisella prosessiajattelulla varustettu linjajohtaja on nimetty asemaan perustuen kriittisen prosessin omistajaksi -”prosesseista piittaamaton myyntijohtaja myyntiprosessin omistajana”. Tällaista ”hutilaukausta” sinun on vaikeaa korjata myöhemmin.
3 Keskeinen valintakriteeri on prosessinomistajan perustehtävässä onnistumisen mahdollisuus. Lähes tulkoon aina vastuualueprosessin omistajaksi halutulla henkilöllä on laaja ja kalenteri täynnä. Halusta ja kyvystä huolimatta ”parhaalla” henkilöllä ei ole mitään käytännön mahdollisuuksia toimia siinä roolissa ilman tehtävämuutoksia tai tukea. Usein hybridimallissa rakennetaan omistaja-kehittäjä parit eli prosessin omistaja on liiketoimintajohdosta ja prosessin kehitysvastaava tai kehitystiimi muodostuu asiantuntijoista. Ao. mallissa prosessin omistaja vastaa prosessin suorituskyvystä ja sen kehittämisen johtamisesta perustuen kehitysvastaavan tai kehitystiimin tuottamaan tilannekuvaan.
4 Johtaminen on päämäärätietoista vuorovaikutusta. Prosessin omistajan valintakriteerinä toimii hyvät vuorovaikutustaidot. Usein prosessit leikkaavat läpi linjaorganisaation monet toiminnot ja prosessin omistaja operoivat yhdessä organisaation linjaesimiesten, asiantuntijoiden ja sidosryhmien kanssa (ml asiakkaat).
5 Arvio, millainen muutosjohtamishaaste sinulla on prosessijohtamisen kehittämisen ja implementoinnin suhteen. Iso muutosjohtamishaaste vaatii prosessin omistajiksi henkilöitä, joilla on halu ja kyky johtaa muutosta. Jos muutosjohtamisen haaste on matala, valitse sitkeitä suorituksen jatkuvan parantamisen keskittyviä prosessin omistajia.
6 Prosessin omistajan toimintaa määrittää myös organisaation toiminta- ja johtamiskulttuuri. Itseorganisoituvassa asiantuntijaorganisaatiossa prosessin omistajan rooli on auttaa asiakasrajapinnassa toimivia onnistumaan täyttämään asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset, jolloin valinta perustuu siihen, että muut hyväksyvät ao. henkilön tähän rooliin. Tiukan hierarkkisessa linjaorganisaatiossa prosessin omistajan toiminta- ja päätösvaltuudet ovat hyvinkin rajatut ja tällöin valinta perustuu valta- ja valtuussuhteisiin.
7 Viimeinen vinkki. Katso nurkkahuoneeseen tai peiliin, jos olet se tyyppi nurkkahuoneesta. Mitä on toimitusjohtajan ja johtoryhmän todellinen tahtotila prosessijohtamisen suhteen. Halutaanko aidosti kestäviä ja parempia tuloksia aikaiseksi keskipitkällä aikavälillä vai nopeita voittoja tässä ja nyt. Jos on aitoa tahtoa kestäviin parempiin tuloksiin, niin on myös kykyä löytää ja valita prosessien omistajiksi henkilöt, joille saadaan osaaminen ja toimintavaltuudet toimia prosessin omistajan roolissa.
Millä kriteereillä sinun organisaatiossasi valitaan prosessien omistajat?
Seuraavat askeleet
Haluaisimme kuulla kokemuksiasi käytännön keinoista prosessijohtamisen ja prosessiajattelun kehittämiseksi. Lue myös aikaisemmat vinkit ja osallistu keskusteluun. Voit myös jakaa tätä sarjaa eteenpäin organisaatiossasi. Vuoden mittaisen blogisarjamme päätyttyä koostamme e-kirjan prosessijohtamisen kehittämisestä.
