Pro-Tot Oy on teollisuuden huolto- ja kunnossapitoratkaisuita tarjoava yritys. Sen avaimet käteen -periaatteella luodut palvelut ovat onnistuneet vakuuttamaan kasavavan joukon teollisuusalan yrityksiä. Kolmessa vuodessa Pro-Tot Oy:n liikevaihto ja henkilöstön määrä ovat peräti kolminkertaistuneet. Kasvutahti on yllättänyt positiivisesti, mutta menestys on tuonut mukanaan myös haasteita.

– Etenkin toimihenkilöpuolella alkoi pari vuotta sitten olla aistittavissa väsymystä ja työtyytyväisyys laski. Monien työntekijöiden työnkuva laajeni kohtuuttomasti ja osaamattomuuden kokemukset heikensivät kykyä suoriutua tehtävistä. Meiltä puuttuivat selkeät prosessit ja toimihenkilöiden roolit olivat menneet sekaisin. Myös johdon päässä tekeminen sakkasi, Pro-Tot Oy:n operatiivinen johtaja Aki Väisänen luettelee.

Ongelman ratkomiseen mukaan saatiin ICG Innotiimi. Keskeistä oli parantaa työntekijöiden työhyvinvointia. Projekti käynnistyi toimihenkilöille teetetyllä kyselytutkimuksella ja haastatteluilla, joiden ansiosta myös Pro-Totin omalle väelle muodostui selvempi kuva yrityksen nykytilasta. Alkukartoituksen perusteella Pro-Totille päädyttiin luomaan selkeät prosessit, joissa kuvattiin myös eri rooleihin liittyvät vastuut ja tehtävät.

– Projekti käynnistyi vuoden 2023 alussa ja maaliin päästiin joulukuussa. Muodostimme projektissa viisi ydinprosessia, joiden myötä hahmottui paremmin myös se, millaisia roolituksia yrityksessämme tarvitaan ja miten kokonaisuus toimii. Myös johtaminen ja HR saivat prosessien myötä uutta struktuuria, Väisänen kertoo.

Työkaluja ongelmien ratkomiseen

ICG Innotiimin ansiosta Pro-Totin riveissä oivallettiin, että ratkaisu työyhteisön ongelmiin ei ollut yksittäisissä valmennuksissa ja henkilöstön sparraamisessa, vaan tarvittiin selkeitä prosesseja. Muutos parempaan on ollut selvä, mutta valmiita Pro-Totissa ei Väisäsen mukaan vielä olla. Henkilöstön ja toiminnan kasvun myötä prosessijohtamista tullaan kehittämään myös jatkossa.

– Osa henkilöstöstämme hakee vielä omaa roolia ja paikkaa kokonaisuudessa. Moni työntekijöistämme kuitenkin kokee myönteisenä jo sen, että tilanteeseen on puututtu ja henkilöstöä kuultu.

Prosessien luomisessa kuultiin kaikkia henkilökunnan edustajia, minkä lisäksi Innotiimin konsultit Kristiina Kiviharju ja Pinja Korkela sparrasivat Väisästä ja pitivät tähän yhteyttä viikoittain. Yhteisissä työpajoissa Innotiimin fasilitaattorit ohjasivat Pro-Totin henkilöstöä konkreettisin esimerkein.

– Konsulttien aiemmat kokemukset toivat projektiin kontrastia ja auttoivat ymmärtämään omaa tekemistämme paremmin. Innotiimin ansiosta meillä on työkalut ratkoa ongelmia myös jatkossa, Väisänen kehuu.

Kehitys näkyy laadussa

Pro-Tot Oy:n kasvu ei ole hidastunut – päinvastoin. Prosessien kehittämisen myötä yrityksessä alkoi valjeta, että liikevaihdon kasvattaminen kymmenestä miljoonasta jopa 30 miljoonaan on realistinen tavoite.

– Ilman toimivia prosesseja sekä parempaa johtamista rahkeet kasvuun eivät todennäköisesti olisi riittäneet. Tavoitteenamme on saada asiakaskuntaan entistä suurempia toimijoita, ja haastaa samalla itseämme. Jotta voimme palvella teollisuuden suurempia toimijoita, meillä pitää olla rakenteet kunnossa, Väisänen kuvailee.

Pro-Tot Oy:n palveluilla on ISO 9001 -laatusertifikaatti. Viimeisimmässä auditoinnissa näkyi, että yritys oli kehittänyt prosesseja ja sen myötä myös tekemisen laatua merkittävästi. Siitä iso kiitos kuuluu Väisäsen mukaan Innotiimille. Uudet prosessit ja työnjako antoivat työntekijöille mahdollisuuden tarkastella myös omaa toimintaansa uudessa valossa. Laadun ohella myös työhyvinvointi-indeksi otti harppauksen parempaan suuntaan.

Innotiimiä Väisänen suosittelee niin kasvun kuin työtyytyväisyyden kanssa painiville yrityksille.

– Jos on ongelmia esimerkiksi oman tuotannon hallitsemissa, niin voin lämpimästi suositella ICG Innotiimiä.