Ahlsell Oy on pohjoismainen johtava tekninen tukkukauppa. Ahlsellin tavoitteena on helpottaa ammattilaisten työtä tarjoamalla laajan valikoiman kestäviä tuotteita ja palveluja, ammattiosaamista ja maailmanluokan logistisia ratkaisuja.  Prosessijohtamisen kehittäminen nousi agendalle, kun organisaatiossa tunnistettiin tarve selkeyttää toimintatapoja ja vastuita. Lisäksi Ahlsell koki tärkeänä parantaa organisaation työtyytyväisyyttä. 

– Meillä oli jo olemassa rakenteita ja tapoja, mutta toimintatapojen vaihtelevuus ja läpinäkyvyyden puute tekivät kehittämisestä haastavaa, kertoo Ahlsellin toimialajohtaja Tomi Muurinen. 

Yhteistyö ICG Innotiimin kanssa käynnistyi joulukuussa 2021 ja jatkui vuoden 2024 loppuun saakka. Ohjelmassa olivat mukana Innotiimin prosessijohtamisen konsultit Matti Perttula, Pinja Korkela, Elina Toimela ja Kristiina Kiviharju. Alkuvaiheessa määriteltiin tavoitteet johtoryhmän kanssa ja kartoitettiin henkilöstön näkemyksiä laajalla kyselyllä, sekä lähdettiin muodostamaan raameja uudelle prosessijohtamismallille. Projekti laajeni prosessijohtamisen mallin kehittämisestä laajemmaksi kehitysohjelmaksi, jonka nimeksi tuli Yhteinen tapa toimia (YTT).  

Muutos syntyy osallistamalla 

Ahlsellin kehitysohjelman keskiössä oli ”Yhteinen tapa toimia” -malli, jossa luotiin yhtenäiset periaatteet prosessien hallintaan ja jatkuvaan parantamiseen. Ohjelman keskiössä oli Ahlsellin tuote- ja valikoimanhallinnan puoli, jonka tavoitteena projektissa oli tarjota kilpailukykyinen, strateginen ja kestävän kehityksen mukainen valikoima. Valikoimanhallinnan osalta haluttiin osallistaa laajasti prosessissa toimivia asiantuntijoita, jotta saavutetaan paras mahdollinen tulos eri näkökulmat ja kokemukset huomioiden. 

Prosessijohtamismallin luomisen ja ydinprosessien kuvauksen lisäksi henkilöstöä osallistettiin ohjelmassa aktiivisesti esimerkiksi esihenkilövalmennusten ja työpajojen kautta. Muurinen ja Myllykoski olivat positiivisesti yllättyneitä miten hyvin henkilökunta lähti mukaan tekemiseen ja miten muutosprojektien tyypillistä vastarintaa ei ollut tässä projektissa näkyvissä. Oltiin yhteisellä agendalla, työntekijöitä ja johtoryhmää myöten. 

Yhteistyön aikana fasilitoitiin useita työpajoja, joissa eri osastojen edustajat kokoontuivat yhteen kehittämään ja linjaamaan yhteisiä toimintamalleja. Työpajoissa huomattiin erityistä hyötyä siitä, että Innotiimin konsultit olivat mukana laajasti projektin eri vaiheissa. 

– Syntyi erinomaista synergiaa siitä, kun Pinja oli alussa mukana kuvaamassa prosesseja, niin hän alkoi sisäistämään niitä prosesseja ja pystyi sitten hyödyntämään sitä työpajojen fasilitoinnissa, jotta löydettiin prosessien kehityskohteita, toteaa Ahlsellin laatupäällikkö Aki Myllykoski.

Kohti parempaa prosessijohtamista 

Projekti toi mukanaan konkreettisia parannuksia: prosessijohtamisen rakenne on nyt selkeämpi, henkilöstö ymmärtää paremmin omat vastuunsa, ja yhteistyö eri osastojen välillä on lisääntynyt. Lisäksi on luotu uusia prosessimittareita, joiden avulla voidaan seurata kehitystä ja tunnistaa parannuskohteita. 

– Kun puhutaan yhteisestä tavasta toimia, ihmiset alkavat jo ymmärtää, mitä sillä tarkoitetaan – ja tätä viestiä viedään eteenpäin konsernitasollakin, kertoo Myllykoski.

Projektin myötä uusien työntekijöiden perehdytys on nyt yhtenäisempää ja pystytään saamaan uudetkin työntekijät heti yhteisten toimintatapojen malliin.  Henkilöstön ajattelutapa on myös muuttunut – työ ei ole enää siiloutunutta, vaan töitä tehdään prosessien mukaisesti. Tämä on lisännyt läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta, kun ihmiset ymmärtävät paremmin oman roolinsa kokonaisuudessa. 

Ahlsellilla tiedostetaan, että matka ei ole vielä valmis. Kehitysryhmät jatkavat toimintamallin hiomista ja vakiinnuttamista. 

– Prosessien kehittämisessä ei koskaan olla valmiita, mutta me ollaan otettu isoja askelia oikeaan suuntaan, Muurinen summaa. 

Laajat kehityshankkeet vaativat pitkäjänteisyyttä onnistuakseen 

ICG Innotiimi hyödynsi ohjelmassa muutosjohtamisen mallia ja parempia tuloksia prosessijohtamisella -viitekehystä. ICG Innotiimin vankka kokemus prosessijohtamisesta olikin yksi merkittävistä syistä, miksi se valikoitui yhteistyökumppaniksi.  

– Innoltiimillä on hyvä lähestymistapa projekteihin – tunnistatte ensin organisaation kypsyyden ja sitten mietitte, miten kannattaa lähteä liikkeelle, sanoo Myllykoski. 

Yksi projektin onnistumisen tekijöistä oli tavoitteen laajentaminen prosessijohtamisen mallin rakentamisesta laajemmaksi kehityshankkeeksi. Luotujen prosessien johtamismallien ja toimintatapojen jalkauttaminen vaatii aikaa ja sinnikkyyttä.  

– Kun prosessit on luotu, ne on jalkautettava ja lopuksi institutionalisoitava, jotta ne eivät jää vain projektiksi, vaan vakiintuvat osaksi organisaation rakennetta, korostaa koko ohjelman aikana mukana ollut konsultti Matti Perttula. 

Ahlsell suosittelee ICG Innotiimiä erityisesti systemaattisen prosessiajattelun kehittämiseen ja kiittää konsulttien tuesta, erityisesti ystävällisestä otteesta, sinnikkyydestä ja positiivisesta haastamisesta, koko ohjelman aikana.  

– Kiitos Matille ja Pinjalle, että siinä vaiheessa, kun rupesi aina välillä vähän liekki hiipumaan takassa, niin sieltä tuli kyllä hyvin taas puhallettiin liekkiin tulta, jotta päästiin eteenpäin, kiittelee Muurinen.