5 välttämätöntä askelta huippuhyvään prosessijohtamiseen

Prosessijohtamisen merkitys liiketoiminnan menestykselle on korvaamaton. Oikein toteutettuna se mahdollistaa tehokkaamman arvonluonnin ja paremman suorituskyvyn. Hyvin toteutettu prosessijohtaminen läpivalaisee toiminnan, yksinkertaistaa monimutkaisuutta, selkeyttää vastuut ja sujuvoittaa yhteistyötä. Nämä puolestaan johtavat parantuneeseen tuottavuuteen sekä asiakas- ja työntekijäkokemukseen.

Markkinoilla voittaa se, jonka palvelun tai tuotteen asiakas kokee ja mieltää arvokkaimmaksi. Prosessijohtamisen ydin on vastata kysymykseen – miten linjaamme ihmiset ja teknologiat keskenään tuottaaksemme enimmäisarvoa asiakkaillemme?

Tässä blogissa avaan ICG Innotiimin ”Parempia tuloksia prosessijohtamisella” -kehitysmallin viittä kriittistä kehityaskelta kohti huippuhyvää prosessijohtamista, jotka pohjautuvat seuraaviin avainkysymyksiin:

1. Asiakasarvonluonti perustana

Jokainen yritys pyrkii luomaan arvoa tietyille kohdeasiakkaille. On tärkeää ymmärtää näiden asiakkaiden tarpeet ja toimintatavat. Tämä tarkoittaa asiakkaiden prosessien syvällistä ymmärtämistä ja heidän kanssaan tehtävää yhteistyötä. Asiakaslähtöinen ajattelu ohjaa meitä tunnistamaan, mitä arvoa voimme luoda asiakkaillemme ja miten.

2. Prosessiarkkitehtuurin määrittely

Seuraavaksi tulee tunnistaa ne ydinprosessit, jotka ovat elintärkeitä arvon luomisessa. Luodaan prosessiarkkitehtuuri, joka kuvaa kattavasti yrityksen toimintalogiikan ja yhdistää sen asiakkaan prosessiin. Prosessikartta auttaa visualisoimaan toimintalogiikan ja prosessien väliset suhteet.

3. Prosessien kuvaaminen

Tavoitetilan kuvaaminen on keskeinen osa prosessijohtamista, sillä ilman kuvattua ja yhdessä sovittua tapaa emme mitenkään voi toimia yhtenevällä tavalla. Prosessi on sosiaalinen systeemi, eikä pelkkä työkulku- tai tietovirtakaavio ole riittävä sen ymmärtämiseen ja johtamiseen. Tulee käyttää selkeitä kuvausmalleja, jotka tekevät prosesseista viestittäviä ja ymmärrettäviä kaikille sidosryhmille. Teknologioiden, työkalujen, dokumenttipohjien ja toimintaohjeiden sisällyttäminen kuvaukseen on tässä vaiheessa olennaista – niiden käyttö tulee vakioida prosessien tehokkaassa toteuttamisessa.

4. Parannusta työarjessa

Vie prosessit käytäntöön osallistavan muutosjohtamisen kautta. Viesti tavoitteet huolella, osallista, luo asialle yhteistä merkitystä, tunnista positiiviset muutosvaikutukset, analysoi kriittiset suoritusvajeet, tue ketteriä kokeiluja toiminnan parantamiseen, laita perusedellytykset kuntoon, valmenna yksilöllisesti – tässä muutostyökalupakkia avattuna. Lisäksi on tärkeää valmentaa esihenkilöt johtamaan prosesseja päivittäin, jossa korostuu johdonmukainen reagointi poikkeamiin. Linjajohto ja esihenkilöstö ovat avainasemassa prosessien onnistuneessa implementoinnissa ja työntekijöiden sitouttamisessa muutokseen.

5. Jatkuva parantaminen

Lisäksi tarvitsemme pysyvän mallin, jonka avulla prosessien omistajat ja kehittäjät voivat jatkuvasti johtaa, mitata, parantaa ja kehittää prosessejaan. Tämä takaa, että prosessit pysyvät ajan tasalla ja niitä voidaan jatkuvasti parantaa suorituskyvyn maksimoimiseksi.

Yhteenveto

Prosessijohtamisen tärkeys liiketoiminnassa on kiistaton, sillä se mahdollistaa tehokkaamman arvonluonnin ja paremman suorituskyvyn. Toimiva prosessijohtamismalli sisältää joukon keskeisiä tekemisiä, kuten asiakasarvontuottoon perehtymisen, prosessiarkkitehtuurin määrittelyn, prosessien kuvaamisen, käyttöönoton, päivittäisen johtamisen ja suorituskyvyn seurannan sekä jatkuvan parantamisen.

Haluatko kuulla lisää aiheesta?
Mikäli sinua kiinnostaa perehtyä aiheeseen syvemmin, kutsumme sinut ilomielin mukaan huhti-toukokussa 2024 pidettävään ”Parempia tuloksia prosessijohtamisella” -avoimeen valmennukseemme!