Kaikki merkittävät tulokset ovat seurausta luovasta yhteistyöstä
Me haluamme prosesseilla edistää luovaa yhteistyötä. Organisaation kannalta tärkeitä yhteistyösuhteita syntyy mm. 1) asiakaspalvelijan ja asiakkaan, 2) työn edellisten vaiheiden tekijöiden ja seuraavien vaiheiden tekijöiden sekä 3) alaisen ja esihenkilön välille. Johtajien yksi tärkeimmistä tehtävistä on organisoida yhteistyö joko projektin (kertasuoritus) tai prosessin (toistuvat) muodossa. Vaikka prosessien kehittämisen eräänä tavoitteena on vakiinnuttaa paras käytäntö, tarkkaan ottaen yhteistyötilanteissa on aina eroja. On järkevää toimia tilanteessa tarkoituksen mukaisella tavalla. Jotta tämä voisi olla mahdollista, on yhteistyöhön osallistujien tärkeä ymmärtää tavoitteita ja prosessia samalla tavalla.
Seuraavassa vinkkejä luovaan yhteistyöhön:
- Mikä on tilanne?
Aluksi kannattaa lähteä siitä, miten yhteistyöhön osallistuvat ymmärtävät tilanteen. Meillä voi olla aiheena mm. seuranta, katselmus, arviointi, suunnittelu, ideointi, asiakaspalaute, myynti, sopiminen, esitys, kehitys, palkitseminen… Tilanne on helpointa selvittää kysymällä avoimia kysymyksiä yhteistyön tarkoituksen suunnassa esim. ”Mihin pyrimme?”, ”Mikä on tämän aiheen merkitys meille?”, ”Miten ajattelet tästä?” Asiakaspalvelutilanteessa hyvä aloitus voi olla ”Miten voin auttaa?”
Kun tilanteeseen sopiva kysymys on esitetty kannattaa antaa hetki aikaa pohtia, mitä tulee mieleen ja ehkä antaa mahdollisuus valita, mitä kannattaa nostaa esiin juuri nyt.
- Yhteiset muistiinpanot
Usein käy niin, että jos asia on monimutkainen tai asiaa on paljon, jokainen tekee omat muistiinpanot. Vapaamuotoinen keskustelu voi johtaa kaoottiseen päälle puhumiseen ja abstrakteihin sanaharkkoihin. Keskustelua on hyvä dokumentoida kaikkien näkyville esim. fläpille tai näytölle.
- Huomion ohjaaminen aiheen kannalta oleellisiin asioihin
Voimme ehkä ryhmitellä asiakokonaisuuksia ja nostaa esille ne näkemykset tai ideat, joihin tuntuu tässä vaiheessa tärkeimmiltä kohdistaa huomio. Joskus palavereissa käy niin, että pitkähköä asialistaa aloitetaan käsittelemään esitysjärjestyksessä, mikä tarkoittaa sitä, että usein viimeiset mahdollisesti tärkeät aiheet jäävät liian vähälle huomiolle. Seurauksena tästä jatkopalaverit käytävällä kokouksen jälkeen tai lopun asiat jäävät ”leijailemaan” vaikeuttaen edistymistä.
- Yhteistyötä edistävän ilmapiirin luominen
Yhteistyössä ei ole kysymys vain osallistamisesta tai osallistumisesta vaan myös osallisuudesta. Kokeeko osallistuja voivansa aidosti esittää oman mielipiteensä aiheesta avoimesti. Arvostavan keskustelun piirteitä ovat mm.
- kuuntelu ilman ennakko-odotuksia ja välittömiä
- omista kokemuksista puhuminen
- toisen mielipiteen arvostaminen ja kiinnostuksen osoittaminen
- antaa toisen puhua loppuun asiansa
Erimielisyydet kannattaa tunnistaa ja jos mahdollista sovitella. Vaikeissa tilanteissa viisainta on siirtää aihe myöhemmin arvioitavaksi ja työstettäväksi, jotta orasta konflikti ei estä kokonaan yhteistyön tarkoituksen toteutumista.
- Väliyhteenveto siitä, mistä on puhuttu
Aika-ajoin on hyvä tehdä pienimuotoinen inventaari siitä, mistä on puhuttu tai tehty ja tarpeen mukaan johtopäätöksiä edistymisestä. Tässä voi olla viisasta myös tarkistaa aikataulu suhteessa esillä oleviin aiheisiin ja ehkä arvioida sitä, mihin juuri nyt aika riittää.
- Johtopäätökset ja toimenpiteistä sopiminen
Kun tilanne on valmis johtopäätöksille, on aika sopia jatkotoimista. Joskus toiminta ehdotuksia on tarjolla pilvin pimein lisäämään jo ennestään pitkää listaa tekemättömiä töitä. Ajan käytön suunnittelua ei tehdä vain yhteistyötilanteen aiheista, vaan ne on sovitettava kaikkeen muuhun, mitä on meneillään. Valitettavan usein seurauksena sosiaalisen paineen takia on löysä lupaus ottaa asia hoitaakseen. Suunnitteluvaiheessa asia on helpompi ja nopeampi hoitaa kuin käytännössä. Tämä voi johtaa negatiiviseen kierteeseen ja uupumiseen. Tässä allakat esiin ja kriittinen tarkastelu sille, mikä on käytännössä mahdollista.
- Loppureflektio
Toteutuiko yhteistyötilanteen tarkoitus aiotulla tavalla? Missä onnistuimme ja missä jäi parantamisen varaa? Miten ensikerralla toimimme? Loppuun arvostavat kiitokset osallistujille. Palaillaan 😊
