Johtajat usein toivovat, että heillä on aktiivisia, osaavia ja motivoituneita alaisia. Tässä taustalla on luottamus siihen, että molemmin puolin toimitaan sovitulla ja odotetulla tavalla.
Enimmäkseen asiat sujuvat organisaatiossa totutulla tavalla (=kulttuuri). Silloin tällöin tulee vastaan tilanteita, joissa jotain jää tekemättä tai syntyy sähläystä, sutta ja sekundaa. Vakiovalitukset voivat olla, että työntekijä tai johtaja ei ole sitoutunut tai oli muuten vaan niin kiire. Esim. prosessijohtamisen epäonnistumista joskus selitetään, että prosessinomistajuus ei toteudu halutulla tavalla.
Vinkkejä sitoutumisen edistämiseen
1. Info, osallistaminen, vaikuttaminen
Isoissa hankkeissa on tyypillistä pitää tiedotustilaisuus (Kick-Off), jossa käydään läpi hankkeen tavoitteet, päävaiheet, keskeiset vastuuhenkilöt ja aikataulu. Projektipäällikkö suunnittelee hankkeen ja kutsuu avain henkilöt aloituskokoukseen. Tietoa jaetaan avoimesti mahdollisimman paljon viestin levittämiseksi. Pelkkä tiedon jakaminen tai edes osallistuminen johtaa harvoin sitoutumiseen. Olennaista, että pääsee vaikuttamaan ainakin niihin osiin hanketta, jotka liittyvät henkilön omaan työhön
2. Aloita aina kysymyksellä ”Miksi?”
Aikuinen ihminen harvoin sitoutuu varsinkin uusiin tekemisiin ilman, että ymmärtää miksi kannattaa nähdä tämä vaiva. Kysymystä miksi, voimme arvioida menneisyyden (ongelmat, heikkoudet) tai tulevaisuuden haasteiden valossa (mahdollisuudet, uhkat). Kokemus ongelmista tai uusista tavoista toimia on henkilökohtainen. Työntekijän arki (esim. puuttuva materiaali) on erilainen kuin johtajan arki ja paineet (huonot tulokset). Toimitusjohtaja saattaa pohtia jotain liikeideaa kuukausikaupalla ja sitten esittelee sen johtoryhmälleen. Esityksensä jälkeen hän saattaa ihmetellä, miksi muut johtajat eivät heti innostuneet ideasta. Arvostavan dialogin avulla voimme ehkä löytää yhteisen sävelen.
3. Jatka kysymällä ”Mitä?”
Merkitykset luodaan puhumalla. On tärkeää puhua syistä ja seurauksista. Tässä tarvitaan nykytilan kartoitusta ja usein esim. prosessien mallintaminen auttaa kohdistamaan huomion menestymisen kriittisiin asioihin. Kun ymmärretään mitä ollaan tekemässä, voimme tunnistaa tärkeimmät sidosryhmät ja tekijät. Tämän perusteella voimme organisoida tekemisen joko projektina tai prosessina.
4. ”Miten?” ja ”Kuka?”
Nyt on vaikuttamisen paikka. Jos etukäteen tiedämme mitä pitää tehdä, niin ei muuta kuin tekijät paikalle ja sopimaan työjaosta. Kehittämisessä tilanne on hankalampi ja joudumme ehkä aluksi arvaamaan, keitä tarvitaan hankkeen toteutukseen. Jostain on kuitenkin aloitettava, mutta samalla oltava valmis ottamaan lisää henkilöitä mukaan. Tämä tarkoittaa käytännössä heidän osaltaan kysymysten ”miksi” ja ”mitä” tarkastelua. Kun mukaan tulee uusia ihmisiä näkemys tavoitteista ja siitä, mikä on mahdollista voi muuttua.
5. Toteutus vs. kokeilu, ”Missä?” ja ”Milloin”
Jos tehtävä on tuttu ja tiedämme, kuka sen pystyy tekemään, sovimme hänen kanssaan toteutuksesta. Suurin osa työstä on tällaista esim. myynti, valmistus, asiakaspalvelu. Tästä työntekijöille maksetaan: suunnitelma, toteutus, raportointi (”tehty”). Kun tehtävä on esim. uusi menetelmä, työohje tai tietojärjestelmä tai rooli, joka vaatii opiskelua ja ehkä muutakin lisävaivaa, tarvitaan kokeilua. Ihmiset sitoutuvat uuteen toimintaan onnistuneen kokeilun kautta.
6. Vastuu, vastuullisuus ja omistajuus
”Vastuulla” (responsibility) tarkoitamme sitä, että tekee sen, minkä lupaa. Tässä myönteisillä olosuhteilla (mm. tiedot, osaaminen, järjestelmät, työnjako) on merkittävä vaikutus onnistumiseen. ”Vastuullisuus” (accountability) tarkoittaa sitä, että ottaa kokonaisvastuuta esim. asiakkuudesta, tuotteesta tai yksiköstä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sopii ihmisten kanssa tehtävistä ja valvoo niiden toteutusta. Tämä on monelle johtajalle johtamistyön ydintä. Prosessijohtamisessa me puhumme prosessin omistajuudesta (ownership). Omistaminen tarkoittaa, että johtaja investoi prosessiin ohi välittömän käyttöhyödyn. Tämä voi tarkoittaa mm. osaamistarpeiden analysointia, tiedonkeruuta asiakkaan arvonluonnista prosessin puitteissa, tietojärjestelmien toimivuuden arviointia, prosessin suorituskyvyn ja kyvykkyyden kehittämistä.
7. Ensikohtaaminen, tutustuminen, ystävyys, rakkaus
Sitoutuminen voi kohdistua asioihin (esim. menetelmiin tai järjestelmiin) tai ihmissuhteisiin (esim. työyhteisö tai asiakas). Tätä sitoutumisen kehitystä on helpointa mieltää ihmissuhteiden ja työyhteisön kautta. ”Ensikohtaamisessa” (esim. työnhakuilmoitus, nettisivut tai haastattelu) ratkaisemme, kannattaako jatkaa vai jätämmekö ”tämän” tähän. Jos jatkuu esim. työnhaun merkeissä, ”tutustumme” uusiin työtovereihin ja opimme heidän tapansa toimia esim. aina ajoissa, ei koskaan ajoissa. Jos päätämme investoida tähän työyhteisöön orastava luottamus voi kehittyä ”ystävyydeksi”. Aluksi ehkä vältämme antamasta kriittistä palautetta ja samalla huomaamme asiat, joista olemme samaa mieltä ja johon olemme tyytyväisiä. Kun luottamus (psykologinen turvallisuus) on vahvistunut riittävästi, uskallamme ottaa esille myös aiheita, joista olemme eri mieltä. Sitoutumisen jalostunein muoto on ”rakkaus”. Rakastettu tulee osaksi omaa identiteettiä eli tapaamme, jolla miellämme itseämme työyhteisön jäsenenä. Vaikka tässä väistämättä tulee mieleen romanttiset suhteet niin, voi myös helposti löytää asiakassuhteita, jotka muistuttavat rakkautta esim. harrikka, apple, jalkapalloseura, bändi tai harrastus.
