Miksi omien ideoiden kokeilu ja toteuttaminen on paljon helpompaa kuin ulkoa annetun ohjeistuksen? Ainakin siksi, että saatamme olla varsin tyytyväisiä nykyiseen toimintatapaan – miksi siis parantaa jotain, joka jo toimii. Lisäksi oman toimintatavan muuttaminen vaatii sekä energiaa että aiheuttaa usein stressiä.
Suuri osa arjen työstämme toteutuu tottumuksen varassa. Menemme esimerkiksi istumaan samaan paikkaan vakiopalaverissa. Palaverimme alkavat totutulla tavalla ja etenevät jo tutulla rytmillä. Joskus jokin mielenkiintoa herättävä poikkeama saattaa häiritä kaavaa. Pitäisikö siihen reagoida?
Muutoksissa pelkät infotilaisuudet ja järkeen vetoaminen eivät vie pitkälle. Uuden toimintatavan tarjoaminen vakiopalaveriin tai mihin tahansa vakiintuneeseen toimintaan koetaan usein häiriöksi ja taustalta kuuluu kysymys: ”Onko tässä mitään järkeä?”. Muutosten kannalta tehokkainta on, jos saamme ihmiset aktivoitua edistämään muutosta. Tämä tapahtuu dialogin, kokeilun ja kokemusten tulkinnan kautta.
Voimme Innotiimi-ICG:n sitoutumisen ympyrän avulla tarkastella uuteen toimintatapaan sitoutumista.
Uuden toimintatavan ehdottajan kannattaa aina aluksi kuvata nykytilaa. Jos emme ole nykytilasta ja sen seurauksista samaa mieltä tekijöiden kanssa, heidän on vaikea motivoitua. Henkilökohtaisen toiminnan kannalta nykytila ei myöskään ole kaikille samanlainen.
Uuden toimintatavan omaksumisen yhteydessä on tärkeää täydentää yleistä nykytilan kuvausta tekijän omilla havainnoilla. Esimerkiksi, jos olemme muuttamassa tapaa esitellä yrityksemme palveluita, kannattaa jokaisen myyjän kohdalla tehdä pieni simulaatio tai havaintoja käytännön tilanteesta. Menetelmää kutustaan varjostamiseksi (Shadowing).
Kun tunnemme nykyisen toimintatavan, voimme tarkistella uutta ehdotusta ja tutkia, miten se poikkeaa tekijän nykyisestä tavasta toimia. Lähestymme muutostilannetta kokeilun keinoin. Kuvaamme nykytilan ja uuden toimintatavan sekä teemme ennusteen. ”Mitä tulee tapahtumaan?”
Ihmisen kyky omaksua muutoksia arjen toiminnassa on rajallinen. Ehdottajan näkökulmasta asiat ovat usein yksinkertaisia ja helppoja. Tekijän näkökulmasta arki voi olla enimmäkseen kaoottinen ja täynnä häiriöitä. Totutut rutiinit tuovat siihen turvallisuutta ja järjestystä. Jos esitetty uusi toimintatapa on monimutkainen, se saattaa vaatia valmentamista ja harjoittelua.
Pyydämme tekijää kokeilemaan uutta toimintatapaa suunnitellusti. Kaikki kokemukset ja havainnot kirjataan. Kun tulokset vastaavat odotuksia, on kokeilu onnistunut. Toisaalta kokeilu voi epäonnistua, kun uusi toimintatapa ei toimi odotetulla tavalla. Tässä tarvitaan ohjattua tulkintaa, reflektiota.
Reflektion voimme tehdä joko kahdenvälisenä keskusteluna tai pienessä ryhmässä. Tavoitteena on antaa rationaalinen selitys, miksi uusi toimintatapa on kokeilun ja kokemuksen valossa parempi kuin aikaisempi tapa toimia. Onnistuneessa kokeilussa reflektio vahvistaa uutta toimintatapaa.
Jos uusi toimintatapa tuottaa huonoja tuloksia tai kokeilu epäonnistuu jollain muulla tavalla, syntyy hankala tilanne. Kokemus kannattaa analysoida, jolloin voimme löytää syyt epäonnistumiselle. Ne voivat olla joko itse toimintatavassa, sen toteutuksessa tai olosuhteissa. Voimme muokata toteutusta tai olosuhteita paikallisesti ja kokeilla uudestaan parempien tulosten toivossa. Tuloksena on aina oppiminen.
Kun annamme palautetta uuden toimintatavan kehittäjälle, hän arvioi palautteiden vaikutuksia toimintatapaan. Näin saamme aikaa jatkuvan pienten parannusten virran ja uudet tehokkaat toimintatavat juurtuvat osaksi organisaation arkea.
Seuraavassa blogissani pohdin edistymisen seurantaa ja oppimista.
