Yrityksen menestyksen kulmakivet rakentuvat monista tekijöistä, mutta yksi keskeisimmistä on tarkoituksenmukainen ja yhtenäinen toiminta organisaatiossa. Kun sata ihmistä toimii samalla tavalla, se ei ole pelkkää harmoniaa ja kauniita kuvioita organisaatiokaavioissa – se on suoraa linjaa kohti parempia tuloksia ja vahvempaa organisaatiokulttuuria.
Prosessijohtamisen hyödyt
Asiakkaan prosessin ymmärtäminen ja asiakaskokemus ovat lähtökohta. Yhtenäinen asiakaskokemus on liiketoiminnan elinehto. Yhtenäiset toimintatavat takaavat samanlaisen ja ennakoitavan palvelukokemuksen asiakkaille. Tämä luo luottamusta ja sitoutumista asiakkaiden puolelta. Kuvittele tilanne, missä jokainen työntekijä tietää tarkalleen, mitä odotetaan heiltä eri tilanteissa. Heillä on selkeä kuva omasta roolistaan ja vastuustaan. Tällainen ennakoitavuus ei ole utopiaa, vaan se on saavutettavissa selkeästi määritellyillä prosesseilla ja toimintatavoilla. Määriteltyjen prosessien ansiosta työ tehdään sujuvasti ja tehokkaasti. Kun jokainen tietää, miten työtä tehdään ja mikä on heidän vastuualueensa, vältetään päällekkäistä työtä ja virheitä sekä pienennetään kustannuksia. Tämä ei vain lisää tuottavuutta, vaan vapauttaa myös aikaa ja energiaa keskittymään olennaiseen.
Määritellyt prosessit auttavat varmistamaan tuotteiden ja palveluiden laatua. Kun jokainen toimii yhteisesti sovitulla tavalla jokaisella kerralla, on helpompi havaita poikkeamat ja puutteet. Näihin voidaan sitten nopeasti puuttua ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin.
Miten ihmiset saadaan toimimaan sovitusti?
Mutta miten saavutamme nämä hyödyt ja saamme ihmiset toimimaan yhteisten pelisääntöjen mukaan? Ensinnäkin, prosessien käyttöönotto vaatii tietyt edellytykset. Organisaation on oltava sitoutunut muutokseen ja valmiina tarjoamaan tarvittavat resurssit. On myös tärkeää luoda toimiva ja arkeen kantautuva prosessikuvaus. Tämä tarkoittaa selkeää ja ymmärrettävää dokumenttia, joka kuvaa vaiheet ja vastuut prosessin eri vaiheissa.
Prosesseja määriteltäessä ja otettaessa käyttöön on ihmisten ymmärrettävä, miksi prosessien mukainen toiminta on tärkeää. Siksi viestinnän on oltava avointa ja jatkuvaa. Prosessit tulisi kokea hyödylliseksi, jota edesauttaa se, että prosessilla pyritään parantamaan arjen vaikeita tilanteita. Muutosvaiheessa on hyvä konkretisoida tekijöille, mitä toimenpiteitä jokaiselta tarvitaan ja millä aikataululla muutoksessa edetään. On tärkeää toteuttaa muutos askel askeleelta, ottaen huomioon organisaatiorakenne, yksilöiden tarpeet ja oppiminen.
Lopuksi päivittäisjohtamisella varmistetaan, että ihmisillä on kyky, edellytykset ja tuki onnistua työssään ja jatkuvasti parantaa suoritusta. Tämä tarkoittaa sitä, että johtajat sekä lähiesihenkilöt tukevat prosessien käyttöönottoa ja prosessien mukaista toimintaa ja näyttävät esimerkkiä omalla toiminnallaan. Samalla tarvitaan jatkuvaa palautejärjestelmää ja mahdollisuutta korjata mahdollisia ongelmia nopeasti.
Prosessit luovat puitteet yhteiselle onnistumiselle
Yhtenäisten pelisääntöjen noudattaminen ei ole vain yrityksen etu, vaan se parantaa myös yksittäisen työntekijän kokemusta ja mahdollisuuksia kehittyä. Hyvien, yhteistyötä ja onnistumista edistävien prosessien avulla luodaan perusta tehokkaalle ja ennakoitavalle toiminnalle, mikä edistää organisaation kilpailukykyä ja työntekijöiden työtyytyväisyyttä. Prosessit ovat yhteistyösopimuksia sille, miten haluamme organisaatiossamme asiat hoitaa. Joten panosta yhteisiin pelisääntöihin – se kannattaa.
