Johtamisen on siirryttävä osastokohtaisesta tarkastelusta koko organisaation läpäisevään näkemykseen. Aiemmin esihenkilöt saattoivat keskittyä vain oman tiiminsä tehokkuuteen, mutta prosessijohtamisessa katse laajenee koko organisaation suorituskykyyn. Esihenkilöiden tulee ymmärtää, miten eri osastojen ja yksikköjen toimet linkittyvät toisiinsa ja miten heidän päätöksensä vaikuttavat laajemmin organisaation toimintaan.
Esihenkilöiden on opittava toimimaan prosessien tukijoina ja varmistamaan, että tiimit noudattavat yhdessä sovittuja toimintamalleja. Lisäksi heidän on kyettävä käsittelemään ongelmia rakentavasti yli osastorajojen, niin että koko organisaation suorituskyky paranee.
Mitä prosessijohtaminen on ja miksi se on tärkeää?
Prosessijohtamisella pyritään varmistamaan, että arvo jalostuu organisaation läpi tehokkaasti ja laadukkaasti. Se ei ole pelkästään prosessikaavioiden piirtämistä, vaan tavoitteena on yhdistää yksilötason tehtävät ja osastojen toiminnot niin, että ne muodostavat yhtenäisiä asiakasarvovirtoja. Tämä vaatii saumatonta yhteistyötä ihmisten ja teknologioiden välillä.
Hyvin suunnitellut prosessit poistavat turhaa työtä, parantavat sujuvuutta osastojen välillä ja nostavat organisaation toimintakyvyn uudelle tasolle. Prosessijohtaminen lisää läpinäkyvyyttä ja vähentää siiloajattelua, mikä parantaa suorituskykyä ja työhyvinvointia.
Esihenkilöiden ja prosessinomistajien yhteistyö
Prosessijohtaminen tuo mukanaan selkeän työnjaon esihenkilöiden ja prosessinomistajien välille. Prosessinomistajat vastaavat prosessien suunnittelusta, kehittämisestä ja dokumentoinnista, kun taas esihenkilöiden tehtävänä on varmistaa, että heidän tiiminsä toimivat prosessien mukaisesti ja saavuttavat tavoitteet.
Tämä työnjako voi aluksi tuntua esihenkilöistä haastavalta, koska he saattavat kokea vallan liukuvan pois käsistään. On tärkeää ymmärtää, että prosessit eivät korvaa esihenkilöitä, vaan tarjoavat reunaehdot, jotka auttavat koko organisaatiota toimimaan tehokkaammin ja yhtenäisemmin.
Prosessijohtamisen vaikutuksia esihenkilötyöhön
Prosessijohtamisen astuessa kuvioon mukaan, esihenkilöiltä vaaditaan uudenlaisia taitoja, kuten kykyä ymmärtää prosessivirtoja ja hyödyntää prosessiohjeistusta päivittäisjohtamisessa. Lisäksi muutetaan tapaa, jolla osastojen välisiä ongelmia käsitellään. Aiemmin isommat ongelmat eskaloitiin johtajille, jolloin ne ratkaistiin «päiväkäskyjen ja vastuurajausten» avulla. Tämä harvoin toi pysyviä ratkaisuja, koska juurisyitä ei käsitelty. Prosessijohtamisessa ongelmat ratkaistaan analyyttisesti prosessien kautta yhteistyössä tiimien välillä. Siilojen murtaminen ja yhteiset ratkaisut tukevat jatkuvaa kehitystä ja auttavat organisaatiota saavuttamaan parempia tuloksia.
Miten kehittyä prosessijohtamisen johtajana?
Johtajien on ensin muutettava ajattelutapaansa. Tämä vaatii muutakin kuin pelkkiä prosessijohtamiskoulutuksia; tarvitaan käytännön kokemuksia ja oppimista arjessa. Esihenkilöiden on havaittava, miten prosessijohtaminen helpottaa heidän työtään ja tuo konkreettisia hyötyjä heille ja heidän tiimeilleen. Tämä oivallus syntyy käytännön kautta, kun he pääsevät kokeilemaan uusia toimintatapoja.
Oppimatka alkaa peruskäsitteiden ymmärtämisestä ja motivaation herättämisestä kysymällä esimerkiksi: «Mitä hyötyjä saamme, jos sovimme yhtenäisestä toimintatavasta?» Kun esihenkilöt näkevät prosessien tuomat edut, he alkavat jalkauttamaan ja johtamaan niitä aktiivisesti.
Johtopäätös prosessijohtamisen hyödyistä
Prosessijohtaminen vaatii aikaa ja panostusta, mutta sen hyödyt ovat merkittäviä. Kun esihenkilöt ja prosessinomistajat oppivat yhdessä johtamaan organisaation toimintaa prosessien kautta, koko organisaatio hyötyy. Yhteistyö vahvistuu, siilot purkautuvat, ja organisaatio alkaa saavuttamaan parempia tuloksia.
