Oikea prosessi tuottaa oikeat tulokset.

Monissa organisaatioissa on aikojen saatossa kuvattu prosesseja joko tietojärjestelmähankkeiden, toiminnan tai palveluiden kehityshankkeiden yhteydessä. Me Innotiimissä olemme kuitenkin kohdanneet harvoin aitoa ajantasaista prosessijohtamista. Ehkä ihmiset ovat vaihtaneet työtehtäviä ja liiketoiminnan olosuhteet ovat muuttuneet? Milloin organisaatiossasi on tehty arviointi käytössä olevista prosesseista? Olisiko nyt oikea hetki päivittää tilanne?

Johtajat pystyvät harvoin johtamaan systemaattisesti parantamista tai ainutlaatuista arvon luomista asiakkaille ilman prosessijohtamista. Kaikki raha tulee asiakkaalta, mikä mahdollistaa hyvinvoinnin luomisen, osinkojen ja palkkojen maksamisen. Vaikka tämä on helppo todeta, sitä on usein vaikea toteuttaa käytännössä.

Kroonistuneet ongelmat saattavat näkyä monella tavalla:

• Kustannukset kohoavat hallitsemattomasti ja organisaatiossa on liikaa sähläystä,
• Palvelukyky ei vastaa asiakkaiden tarpeita,
• Tuotto-odotukset eivät toteudu (kate-eroosio),
• Avaintyötekijät ylikuormittuvat ja organisaatiossa on jatkuva resurssipula,
• Harmonisointitarve ennen käynnistyviä tietojärjestelmäprojekteja (esim. ERP projekti tulossa ja on havaittu liikaa erilaisia toimintatapoja),
• Kilpailutilanne on muuttunut – vanhalla mallilla ei enää pärjätä.

Korona, digitalisaatio ja ympäristönsuojelu tuovat mukanaan sopeutumisen haasteita, mutta samalla ne tarjoavat myös menestymisen mahdollisuuksia.  Kannattaa toimia ennen kuin on housuissa tai vikkelät kilpailijat vievät parhaat asiakkaat.

Prosessijohtaminen vaatii prosessiajattelua

Huono uutinen on, että johtamisajattelua on muutettava tai entinen meno jatkuu. Samalla tavalla johtamalla ja toimimalla saamme samanlaisia tuloksia. Kannattaakin siis nostaa katse horisonttiin ja katsoa, miltä tulos näyttää viiden vuoden kuluttua.  Kysy itseltäsi: ”Mikä voisi tuhota meidän busineksen?”

Hyvä uutinen on, että prosessiajattelu on suhteellisen helppoa oppia verrattuna moneen muuhun johtajuuden taitoon. Tämä johtuu siitä, että prosessiajattelu on äärimmäisen loogista ja käytännönläheistä.  Prosessiajattelussa kohdistamme huomion toimintaan ja ymmärrämme, että kaikki tulokset organisaatiossa ovat yhteistoiminnan tuloksia.

Johtajan tehtävänä on luoda onnistumisen edellytykset

Pienessä organisaatiossa (alle 50-100 henkilöä) johtaja voi toimia henkilökohtaisen tavoitteellisen vuorovaikutuksen varassa. Jos johtaja toimii tällä tavalla isossa organisaatiossa (esim. osastoissa tai tiimeissä), seurauksena on osaoptimointia, sähläämistä ja keskinäistä kilpailua resursseista.  Huonoimmillaan johtaminen ja työ pirstaloituu yksilösuorituksiksi.  Tästä seuraa, että toiminnan parantamisen sijaan etsimme syyllisiä. Samalla ihmettelemme, miten saisimme ihmiset innostumaan kehittämisestä ja heidän luovan potentiaalin käyttöömme.  Mikä mahtaa olla tilanne sinun organisaatiossasi?

Toimintaa organisaatiossa ohjaavat yhä enenevässä määrin tietojärjestelmät ja automaatio. Kaikki, mikä voidaan digitalisoida, digitalisoidaan. Merkittävä työn uusjako on käynnissä. Moni aikanaan fyysinen työ on korvautunut ”koneilla” ja sama on tapahtumassa asiantuntijatyölle. Mikään organisaatio ei voi jäädä tästä sivuun tai muuten tulee noutaja.  Deming on todennut: ”Survival is not mandatory”. Liiketoiminnan johtaminen tai arjen työ ei typisty tietojärjestelmien käyttämiseksi.  Kaiken toiminnan taustalla on osaaminen ja inhimillinen vuorovaikutus ja yhteistyö. Jos ihmiset eivät osaa, mikään järjestelmä ei auta.

Strategista on se, millaiseen arvonluontiin keskitymme

Kun ”laji” on viisaasti valittu, tuloksen ratkaisee se, miten organisoimme toiminnan (=johtamista) ja toisaalta, miten organisaation järjestelmät tukevat päivittäisjohtamista, arjen työn onnistumista ja arvoa luovia asiakaskohtaamisia. Prosessijohtaminen on ylivoimaisesti helpoin ja tehokkain tapa onnistua tuloksenteossa käytössä olevilla voimavaroilla ja resursseilla. Kiinnostaako kuulla lisää?