Monissa organisaatioissa toistuu sama tarina: prosessit on kyllä kuvattu ja dokumentoitu, mutta käytännössä niitä ei noudateta. Toiminta jatkuu kuten ennenkin, siiloutuneena ja koordinoimattomana. Yhteistyö takkuaa, ja toiminnan katkokset aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia, viiveitä ja väärinkäsityksiä. Asiakkailta tulee kriittistä palautetta palveluiden laadusta, ja tämä heijastuu suoraan myyntiin – kasvutavoitteet jäävät saavuttamatta.
Nämä ongelmat ovat usein oireita vaillinaisesta prosessijohtamisesta. Kun organisaation johtaminen ei perustu prosessien systemaattiseen kehittämiseen ja seurantaan, on vaikea saavuttaa tehokkuutta ja yhtenäisyyttä toiminnassa.
Miksi prosessijohtaminen on tärkeää?
Prosessijohtamisen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun organisaatio pyrkii uudistamaan tietojärjestelmiään tai parantamaan tuottavuuttaan merkittävästi. Jotta nämä tavoitteet voidaan saavuttaa, on ensimmäinen askel asiakkaan prosessin ymmärtäminen ja kriittisten toimintatapojen yhtenäistäminen. Ilman selkeitä ja toimivia prosessikuvauksia tämä ei ole mahdollista.
Prosessijohtaminen vaatii, että organisaatio omaksuu prosessiajattelun, jossa toiminnan keskiössä ovat prosessit, ei yksittäiset tehtävät tai osastot. Prosessiajattelussa korostetaan toimintaketjujen kokonaisuutta ja pyritään optimoimaan koko organisaation suorituskykyä.
Muutos alkaa ajattelutavasta
Johtamisajattelun muuttaminen on välttämätöntä, jos halutaan saavuttaa uusia tuloksia. Vanhoilla toimintatavoilla saadaan aikaan vain vanhoja tuloksia. Kannattaa tarkastella, miltä organisaation tulos näyttää viiden vuoden kuluttua, jos mitään muutoksia ei tehdä. Kysy itseltäsi: «Miten voimme parantaa tuottavuutta ja liiketulosta?»
Yksi tehokas keino tähän on panostaa systemaattiseen prosessijohtamiseen. Hyvät uutiset ovat, että prosessiajattelu on suhteellisen helppo oppia verrattuna moniin muihin johtajuuden taitoihin. Prosessiajattelu on loogista ja käytännönläheistä. Keskittymällä toiminnan parantamiseen ja prosessien hiomiseen voidaan saavuttaa merkittäviä parannuksia.
