Kuten autot, myös tiimit tarvitsevat säännöllistä huoltoa. Mitä jos käsittelisimme tiimien vuorovaikutushaasteita samalla kevyellä otteella kuin auton teknisiä vikoja? Tervetuloa matkalle tiimin vuosihuoltoon – varustaudu työkalupakilla ja huoltomotilla, sillä tänään korjataan tiimistä löytyvät toimintahäiriöt!
1. Jarrut laahaavat – Tiimin kehitys ei etene
Kuvitellaan tilanne: tiimi on kokoontunut yhteiseen palaveriin, ja homma polkee paikallaan. Ideoita syntyy, mutta innostus loppuu alkuunsa, sillä aina joku tiimin jäsenistä vetää käsijarrun päälle.
Korjaustoimenpide: Tässä kohtaa suosittelemme ”jarruvaijerin säätämistä” eli tilaisuutta, jossa kaikki tiimin jäsenet voivat tuoda esiin kehitysideoita ilman välitöntä torppaamista. Säädetään laahaavat jarrut, ja opitaan, miten vastataan ideoihin rakentavilla kysymyksillä. Huoltotoimenpiteenä voidaan myös ottaa käyttöön ”ajoharjoitukset”, joissa kaikki kannustetaan nostamaan esille rohkeita ideoita.
Vinkki: Jos jarrut edelleen laahaavat, kannattaa tehdä ”jatkohuolto” ja tarkistaa ”laakerit kulumien varalta”, ettei tiimistä löydy liikaa yleistä kitkaa ja muutosvastarintaa aiheuttavia osia.
2. Vaihteiston toimintahäiriöt – Viestintä ei kulje sujuvasti
Oletko koskaan istunut auton ratissa, kun vaihde takertuu ja nykii koko matkan ajan? Sama ilmiö voi tapahtua tiimissä: viestintä kulkee vaivalloisesti, asiat jäävät kesken, ja tärkeät tiedot rutisevat kuin kulunut vaihde.
Korjaustoimenpide: Aivan kuten auton vaihteiston kohdalla, myös tiimissä on tärkeää, että siirtyminen tehtävästä toiseen ja vuorovaikutus on sujuvaa. Tässä auttaa ”vaihdeöljyn vaihto” eli käytännössä avoimen palautteenannon hetki. Kaikki saavat tuoda esiin, miten viestintää voisi parantaa. Tällöin tiimi voi sopia uusista toimintatavoista, esimerkiksi varmistaa, että viestit etenevät loogisesti ja että kaikki ymmärtävät seuraavat askeleet.
Vinkki: Mikäli viestintä ei edelleenkään suju, voidaan kokeilla ”alennusvaihdetta” eli tarkempia ohjeita ja rooleja. Kytkimet voi hienosäätää myös dialogityökalujen avulla, jotta viestintä ei nyi vaan soljuu!
3. Öljyvuoto – Energiat valuvat hukkaan
Tiimin öljyvuoto on harmillinen ja yleinen ongelma. Kun öljy – eli tiimin energia ja into – valuu hitaasti hukkaan, päästään pian tilanteeseen, jossa tiimi käy ylikierroksilla, mutta mikään ei oikeastaan liiku eteenpäin. Tämä näkyy esimerkiksi siinä, että tiimi on kokousten jälkeen uupunut, mutta tuntuu siltä, ettei mitään konkreettista saatu aikaiseksi – energia on kulunut kitkaan, kun öljyä ei ole riittänyt varmistamaan luistavaa asioiden käsittelyä.
Korjaustoimenpide: Öljyvuotoa korjataan parhaiten tiimin ”energiahävikin kartoituksella”. Käykää yhdessä läpi, mitkä asiat vievät turhaan energiaa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi liian pitkiä palavereita tai epäselviä tavoitteita, jotka saavat kaikki käyttämään kapasiteettiaan ihan väärään asiaan. Sopikaa yhdessä toimintatavoista, joilla öljy – eli tiimin energia – saadaan takaisin käyttöön.
Vinkki: Muistakaa, että ”öljyn” taso kannattaa tarkistaa säännöllisesti, jotta energia ei valu vahingossa väärille urille. Kun kaikki on sujuvaa, tiimi kulkee tasaisesti ilman tarvetta jatkuvaan tankkaamiseen. Pieniin öljyvuotoihin auttaa öljytilkan lisääminen silloin tällöin – esimerkiksi tiimin reflektointivartissa.
4. Ohjaus on pielessä – Fokus puuttuu ja tiimi ajelehtii
Jos auto ajautuu hallitsemattomasti tien urien mukaan, vaikka suunta pitäisi olla suoraan eteenpäin, tiedät, että ohjauksessa ja renkaiden suuntauksessa on jotain pielessä. Sama pätee tiimeihin, joissa fokus katoaa ja yhteinen suunta hämärtyy. Jos tiimi ajelehtii ilman selkeää tavoitetta, matka hidastuu ja päädytään helposti umpikujille.
Korjaustoimenpide: Suosittelemme ”renkaiden suuntausta ja ohjauksen säätöä”, joka tehdään käymällä läpi tiimin yhteiset tavoitteet. Asettakaa selkeitä päämääriä ja varmistakaa, että kaikki tietävät, mihin suuntaan olette menossa. Toimiva ohjaus varmistaa, että tiimin liikkeet ovat samansuuntaisia ja että kaikki tietävät, mikä heidän roolinsa on yhteisessä matkassa.
Vinkki: Jos suuntavakaus horjuu edelleen, harkitkaa tiimin perusrakenteen ja merkityksen tarkistamista – onko kaikilla selkeä käsitys roolistaan ja tiimin tarkoituksesta? Ehkä joku kääntää rattia eri suuntaan kuin muut? Säädetään ohjaus ja kohdistetaan fokusta! Muista myös puhdistaa tuulilasi, varmistaa yhteinen näkemys, että näette, missä olette menossa.
5. Moottorin ylikuumeneminen – Konfliktit kuumottavat
Auto käy kierroksilla ja alkaa kärytä. Mikä voisi olla ongelmana? Sama tapahtuu tiimeissä, kun ristiriidat ja konfliktit kytevät eikä niitä käsitellä. Moottori – eli tiimin yhteinen työteho – alkaa kuumentua, ja tuloksena on epämiellyttävä haju ja kireä tunnelma.
Korjaustoimenpide: Ensisijaisesti kannattaa kokeilla ”jäähdyttelyhetkeä”, jossa tiimin jäsenet voivat nostaa esiin asioita, jotka kuumottavat. Yksi tehokas tapa on ottaa käyttöön ”turvaventtiili” eli avoimet keskustelut, joissa tiimin jäsenet saavat purkaa tuntojaan ilman arvostelua. Samalla voidaan ottaa käyttöön ”lämpötilamittari” – symbolinen hetki, jolloin tiimin sisäinen ilmapiiri tarkistetaan ja palautetta annetaan säännöllisesti, vaikka jokaisessa tiimipalaverissa.
Vinkki: Jos ylikuumenemista tapahtuu usein, kannattaa myös tarkistaa, ovatko tiimin pelisäännöt selkeät. Kun kaikki tietävät, mitä yhteisissä tilanteissa odotetaan, ylikuumenemista voi olla helpompi välttää.
Tiimin vuosihuolto on investointi sujuvampaan, tehokkaampaan ja yhteisöllisempään arkeen. Pysähdytään siis vuorovaikutuksen äärelle ja varmistetaan, että tiimimme toimii kuin hyvin huollettu koneisto – yhdessä ja saumattomasti.
Ota yhteyttä ja sovitaan tiimillesi huoltotarpeen arviointi.
