”Tiimi on pieni joukko ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään sekä yhteiseen toimintamalliin. Tiimin jäsenet pitävät itseään yhteisvastuullisena suorituksistaan” (Katzenbach & Smith).

Olen työssäni kohdannut lukemattoman määrän tiimejä. Jokainen niistä on omalla tavalla yksilöllinen ja omassa perustehtävässään useat tiimit huolehtivat asiakkaistaan, itsestään, työnsä kehittämisestä ja itse palveluprosessistaan.

Tiimien välillä löytyy suuria kulttuurillisia eroja, jotka välittyvät vaikkapa seurattaessa tiimin arkea, palaveria tai ongelmanratkaisun tilanteita. Yhden tiimin arkea seuratessa olen pistänyt merkille käytettävät sanat, ilmeet, sisäiset viestit, kaveriin luottamisen, vastuullisuuden ja kaveriin luottamisen.

Miksi tiimit ovat tärkeitä organisaatioissa? 6 mahdollisuutta

1 Tiimeissä reagointi erilaisiin muutoksiin on parhaimmillaan erittäin nopeaa. Tiimi jo kokonsakin puolesta saadaan nopeasti kokoon, jolloin se pääsee omalta osaltaan viemään käytäntöön strategisia linjauksia omalla vastuualueellaan vauhdikkaasti. Tieto muuttuu ymmärrykseksi ja tekemiseksi rivakasti. Uskon, että etätyöhön siirtyminen oli helpompaa niille tiimiläisille, jotka olivat jo harjoitelleet tiiminä toimimista. Oma kotitiimi oli edelleen pysyvä yksikkö uudessakin asetuksessa.

2 Asiakkaan tarpeista ohjautuminen ratkaisee menestyksen. Kun tiimi on kirkastanut oman perustehtävänsä avulla sen keskeisimmät asiakkaat niin organisaation sisällä kuin ulkonakin, sen työskentelylle tulee merkitystä. Onnistumisen ja yhteenlasketun osaamisen mittarina on silloin asiakastyytyväisyys. Tiimirakenne on erinomainen keino luoda asiakasrajapintaan tärkeistäkin tärkein vuorovaikutusprosessi. Tiimin DNA:han kuuluu ketterät toimintamallit ja kokeilut asiakkaan hyvinvoinnin kehittämiseksi.

3 Organisaatioiden rakenne kevenee. Digitalisaatio ottaa harppauksia ja muuttaa työelämää konkreettisesti. Monia työtehtäviä on poistunut, mutta monia uusiakin on syntynyt. Useimmat meistä kuuluvat muutamiin erilaisiin vakio tai tilapäisiin tiimeihin, joilla on omat palaveriprosessinsa, projektinsa, työlistansa ja haasteensakin. Tiimejä syntyy, tiimejä lopetetaan sekä osa pysyy ja muuttaa tarpeen mukaan muotoaan ja kokoonpanoaan. Tiimirakenne tarjoaa joustavuutta ja resurssien suuntaamiseksi toimivan menetelmän yritysjohdolle virittää rakennetta kulloinkin sopivaan muotoon.

4 Panos-tuotosteho on tiimeissä korkea. Yrityksen johtoa kiinnostaa aina sellainen toimintatapa, jolla saadaan aiempaa parempia tuloksia. Edellä kuvattu Katzenbachin ja Smithin lausuman perusmäärityksen mukaan tiimiläisten yhteinen ymmärrys toimintamalleista ja yhteistyöstä tulee olla kristallin kirkas. Erilaiset ihmistyypit tiimissä ovat aina rikkaus ja tämä voima voi päästä esille vain porukassa, jossa kaikilla on riittävä psykologinen turvallisuus ja luottamus kavereihin. Tämän perustan päälle rakentuu tiimin sisäinen dynamiikka, yhteistyö, vuorovaikutus, oppiminen sekä vastuullisuus. Se on tiimin työmarkkina-arvoa, joka tuottaa korkeampaa tuottavuutta.

5 Ihmisten osaamisen parempaa hyödyntämistä. Ihmiset ovat monipuolisia, mutta työelämässä usein käytetään hyvinkin kapeita taitoalueita hyödyksi. Henkilöiden erikoistumisella johonkin alueeseen on pystytty rajaamaan osaamisia entisestään. Tiimiorganisaatio mahdollistaa sisäisen rekrytoinnin matalalla kynnyksellä siten, että parhaat osaamiset pääsevät esille. Vaihtelu meille ihmisille on usein myös motivoivaa.

6 Lisää motivaatiota ja vaikutusmahdollisuuksia omassa työssä. Ihmisten motivaatio ja tahto ovat mielestäni suurimpia eteenpäin työntäviä voimia kaikessa tekemisessämme. Sen valjastamiseksi yritysten hyödyksi on mielestäni samalla tärkeää mutta tiimiläisille mielekästäkin. Tiimin toimintamallin ja sen rakentamisen tulee olla tiimin oma asia, mutta toimintamalli vaatii johtamista. Kokemus on osoittanut, että osallistava johtaminen on kaikkein sopivin tapa rakentaa tiimiä, sen toimintamallia ja erityisesti sen yhdessä oppimisen matkaa. Tiimin palaverit eivät ole tiimin vetäjän yksinpuhelua, vaan parhaimmillaan yhteinen prosessi, jossa kaikki voivat vaikuttaa. Tiimissä saa olla myös eri mieltä asioista. Tällaiset nostot ovat erinomaisia vaikuttamisen paikkoja tuottaa yhdessä hyvästä vieläkin parempaa.

Kaksi tyypillistä tiimiytymisen haastetta

1 Uskon puute tiimeihin

Jos sinulla ei ole omaa kokemusta toimia tiimimäisessä organisaatiossa ja kokea sen luomia ilmiöitä ja tuloksia, voi sinun olla vaikea uskoa tiimimäisen toiminnan ajatukseen. Esimiehen roolissa olemme tottuneet pitämään narut käsissämme, mutta uusi malli vaatii antamaan useampia naruja tiimien vedettäviksi. Jollain tasolla luopumista tarvitaan, sillä uusi malli vaatii uudenlaista johtamista.

Maailmalla ja Suomessakin menestyneet suuret sekä pienemmät eri aloilla toimivat organisaatiot ovat hyödyntäneet tiimimäistä toimintamallia ja -rakennetta onnistuneesti. Monessa ohjelmistoyhtiössä toteutettava heimo-organisointi on perustaltaan tiimimäinen malli.

Tiimin osallistavasta johtamismallista kosketuspintaa löydät suomalaisista urheiluvalmentajista. Huuhkajien, Susijengin ja Leijonien valmennusjohdolla oman maailmankuvan ja sen myötä johtamistyylin muutos on saanut aikaan huikeita tuloksia jo pitkään.

2 Tiimiytymiseen ei käytetä tarpeeksi aikaa

Siirryttäessä työryhmistä, asiantuntijaosastoista tai hierarkisista rakenteista matalampiin malleihin, on kysymyksessä eräänlainen käyttöjärjestelmän muutos. Se on samalla sosiaalinen muutos ihmisille, joiden työtä se koskettaa. Mallin suunnittelu, rakentaminen ja testaaminenkin vievät aikaa. Tämän lisäksi tulee muuttaa keskeisiä toimintoja sekä pehmeitä ja kovia järjestelmiä yhteensopivaksi uuteen set upiin. Tämä työ tulee suunnitella hyvin ja sille pitää varata aikaa.

Jos edellä kirjaamani 6 aluetta ovat yrityksellenne tärkeitä saavuttaa, ne vaativat hieman aikaa ja resurssointia investointina. Uudet tulokset odottavat käynnistystäsi.

Tarvitsetko apua tiimiytymiseen tai siihen, miten voit auttaa tiimiäsi toimimaan paremmin? Ota yhteyttä ja mietitään teille sopiva ratkaisu.