Junnaako organisaatiosi toiminta paikoillaan tai onko hienoinen alamäki jyrkentymässä kohti syöksyä? Ovatko avaimet asiakasarvon luontiin hukassa? Miten saada kasvua ja kannattavuutta aikaan kestävällä tavalla?
Jos sinulla on ollut tällaisia tuntemuksia, voimme heti alkuun vakuuttaa, ettet ole niiden kanssa yksin. Toimivien ratkaisujen löytäminen voi olla vaikeaa ja porukan motivaatio hakusessa. Organisaation toiminnan kehittämiseen ja johtamiseen tarvitsemme avuksi toimivia työkaluja ja tehokkaita menetelmiä.
Olemme työskennelleet kymmeniä vuosia erilaisten organisaatioiden toiminnan kehittämisen kanssa. Olemme tunnistaneet kolme yleistä haastetta, joihin esitämme nyt ratkaisut.
Haaste 1: Arkiset ongelmat vievät aikaa kehittämiseltä
Käytännön arki on useissa organisaatioissa täynnä epämääräisyyttä, poikkeamia ja tietokatkoksia. Esimiesten ja johtajien päivät täyttyvät odottamattomista ongelmista ja yrityksistä ratkoa niitä, yhä uudestaan ja uudestaan. Ihmisillä saattaa olla tunne, että strategiaa ei toteuteta tai projektit eivät etene toivotulla tavalla. Tämä johtaa helposti epäluottamukseen sekä valvonnan ja raportoinnin lisääntymiseen.
Ratkaisu: Ketterä toiminnan kehittäminen – nopeita tuloksia
Ketterän kehittämisen menetelmällä (Agile Improvement) voimme parantaa arjen toimintaa nopeasti. Jo sadassa päivässä on mahdollista saada aikaan nopeita muutoksia ilman uuvuttavia analyysejä tai isoja investointeja. Menetelmä on helppo ottaa käyttöön millaisessa organisaatioissa ja missä tilanteessa tahansa.
Käytännön toimintaan löydämme nopeasti parempia tapoja toimia, kun kehitystyötä vauhditetaan tehokkaasti ja tuloksellisesti. Kaikki parantaminen, oppiminen ja innovointi perustuu siihen, että löydämme paremman tavan toimia käytännössä. Keskeisinä malleina ovat muun muassa Rapid Results -työtapa, Toyota Kata sekä Lean ajattelu.
***
Haaste 2: Operatiivisia tavoitteita ei saavuteta
Ongelmat ilmenevät usein johtajille huonona suorituskykynä. Esimerkiksi kustannuksia on liikaa, myynti laskee, toimitukset viivästyvät, palvelusta tulee huonoa palautetta tai varastojen arvot nousevat. Asetettuihin tavoitteisiin ei päästä. Seurauksena on toistuvia kriisipalavereita, joissa yritetään löytää nopeita ratkaisuja uhkaavaan tilanteeseen. Tulot eivät ehkä riitä kattamaan kuluja.
Ratkaisu: Prosessien systemaattinen kehittäminen
Kestävä ratkaisu saadaan aikaan kehittämällä markkinoinnin, myynnin, toimitusten ja asiakaspalvelun prosesseja. Se tehdään analysoimalla tiedon ja materiaalin kulkua eli virtausta. Huomio kohdistetaan muun muassa prosessin pullonkauloihin, yhteistyön ja osaamisen puutteisiin.
Joskus tarvitsemme myös tilastollista analyysiä juurisyiden paikallistamiseen. Kun ongelmakohta on löydetty, käynnistämme ketterän kehittämisen. Lisäksi hankkeet johtavat usein esimerkiksi organisaatiomuutoksiin, tietojärjestelmien kehittämiseen, investointeihin ja koulutuksen hankintaan. Keskeisiä työkaluja ovat muun muassa Lean, Six Sigma ja Design thinking.
***
Haaste 3: Kasvua ei synny ja kannattavuus heikkenee
Organisaatio voi olla myös syvän kriisin kynnyksellä. Omistajien, sijoittajien, asiakkaiden ja henkilöstön luottamus organisaatioon horjuu. Vaikka ennusmerkit olisivat olleet näkyvissä jo kauan, käytännössä ongelmat nähdään lopulta talouden sakkaamisena joka rintamalla.
Taustalla olevat syyt ovat usein monimutkaisia, kuten lainsäädännön muuttuminen, kilpailijoiden toiminta tai digitalisaatio. Seurauksina ovat muiden muassa jatkuvat uudelleenorganisoinnit sekä avainpaikoilta parempaa tulevaisuutta etsimään lähtevät ihmiset. Ollaan tilanteessa, jossa organisaatio on vaarassa menettää elinvoimansa.
Ratkaisu: Jatkuvan parantamisen kulttuurin luominen
Organisaation toiminnan lähtökohtana on aina parhaan arvon luonti asiakkaalle. Sitä on helpointa ymmärtää analysoimalla asiakkaan toimintaa. Organisaation (liike)toimintaprosessit kannattaa suunnitella aina niin, että ne luovat mahdollisimman paljon ainutlaatuista arvoa asiakkaalle tehokkaalla tavalla.
Arvon luonti voi keskittyä esimerkiksi asiakastarpeisiin, palveluihin tai jakeluun. Se, millaiseen arvon luontiin organisaatio päättää keskittyä, on strateginen päätös. Kun päätös on tehty, voimme kiteyttää organisaation johtamisen tavoitteeksi jatkuvan parantamisen kulttuurin luomisen (Operational Excellence). Näin luomme yhä parempaa arvoa asiakkaille, josta seuraa kannattavuus ja kasvu. Ainoa pysyvä kilpailuetu on kyky parantaa, oppia ja innovoida nopeammin kuin kilpailijat.
Parempia, kestäviä tuloksia voimme saavuttaa ottamalla käyttöön prosessiajattelun (Business Process Management, prosessijohtaminen). Prosessit mahdollistavat nykyaikaisten johtamisoppien (muun muassa Lean, Six Sigma, Design thinking ja Agile) hyödyntämisen tehokkaalla tavalla.
***
Innotiimi-ICG on tunnettu yllä mainittujen ratkaisujen valmentajana. Operational Excellence ja Lean-johtaminen ovat osa ydinosaamistamme.
Ota yhteyttä, niin autamme teitä kehittämään toimintaanne ja prosessejanne. Nopeiden tulosten ja jatkuvan parantamisen kautta käännämme toiminnan suunnan kohti erinomaisuutta!
Haluatko kuulla lisää? Chat-palvelumme auttaa klo 9-17.
