”Olen myynyt tällaisen ajatuksen sata kertaa ennenkin kokouksissamme, mutta nyt kukaan ei sano mitään. Mikä nyt tökkii? Onkohan niillä mute päällä? Villekin sanoi tätä treenatessa, että tosi hyvä lähestyminen. Nyt kun koko laajennettu jory on koolla, ei edes Ville sano mitään. Mitä hemmettiä! Onkohan niillä edes oikea sivu auki Sharepointissa? Eikö ne näe, että tämä on strategian mukainen ja tuo paljon enemmän hyötyjä kuin vaivoja. Laittoiko joku jotain chattiin?”

Edellisen kuvauksen mukainen tilanne on monelle arkipäivää nykyään. Huonosti johdetut kokoukset tuhlaavat kaikkien aikaa, eikä asioita saada edistettyä. Kerromme tässä blogissa vinkkejä, miten voit saada virtuaalikokouksesta tehot irti.

Suunnittele kokous ennakkoon ja huomioi tekniikka

Tärkeät johtamis- ja vaikuttamistilanteet on parasta suunnitella etukäteen, sillä suunnittelu parantaa suotuisan lopputuloksen todennäköisyyttä. Aloita miettimällä kokouksen tavoitteita. Kun kirkastat ne, parannat tavoitellun tuloksen toteutumisen todennäköisyyttä. Voit käyttää suunnittelun apuna seuraavia kysymyksiä:

• Mitä ymmärrystä toivot syntyvän osallistujille?
• Mitä tavoittelet heidän tunteissaan tai asennoitumisessaan tapahtuvan?
• Mihin haluat heidän sitoutuvan?

Pelkkään asiatavoitteeseen keskittyminen ei tuo toivottua tulosta, jos käsiteltävä asia on osallistujille uusi ja vaikeammin hyväksyttävissä oleva. Jos sen sijaan sekä asia- että mielen tavoitteet ovat kirkkaat, kokousprosessi on helppo suunnitella tukemaan niiden toteutumista. Kun valmennamme johtamistilanteiden suunnittelua Innotiimi-ICG:llä, teemme sitä kahdella tasolla: 1) Asiataso: mitä tavoitellaan asian etenemisen kannalta tapahtuvan? 2) Osallistujataso: mitä tavoitellaan ihmisten mielessä tapahtuvan?

Huomioi virtuaalikokouksien suunnittelussa tekniikka: mitkä alustat tai ohjelmat palvelevat parhaiten tapaamisen tavoitetta. Mieti myös, tarvitaanko jokin ryhmätyöalusta kuvan ja äänen lisäksi tai mihin huomioita kirjataan ylös kaikkien näkyville.

Sisällytä virtuaalikokoukseen samat asiat kuin kasvokkain tapahtuvaan kokoukseen

Jotta pääset virtuaalikokouksen juoksutuksessa tavoitteisiisi, toteuta siinä samat vaiheet kuin toteuttaisit kasvokkain tapahtuvassa kokouksessa. Niitä ovat muun muassa:

• check-in
• orientoituminen aiheeseen
• kysymykset
• vastaamisen organisointi
• tekemisistä ja jatkoaskeleista sopiminen.

Tämä tapa suunnitella kokous vaatii etukäteissuunnittelua ja organisointia, mutta tekee virtuaalisesti järjestettävästä kokouksesta huomattavasti antoisamman osallistujille ja tehokkaamman päämäärän suhteen.

Sitouta osallistujat kokousprosessiin – kolme vaihetta

Kokousprosessiin sitoutuminen ei tapahdu itsestään. Näiden kolmen vaiheen avulla edistät sen syntymistä:

1 Varmista, että osallistujilla on aiheesta oleelliset tiedot.

Yhteiset dokumentit rakentavat yhteistä ymmärrystä ja varmistavat asioiden hyvän ja tehokkaan hallinnan, mutta se vaatii etukäteissuunnittelua ja yhteisiä pelisääntöjä.

Anna kokousmateriaali ennalta tutustuttavaksi ja mahdollista sen täydentäminen. Tee materiaalin muokkaamisesta ja uuden materiaalin tuottamisesta kokouksen aikana versioitua ja läpinäkyvää.

Kertaa käsiteltävän asian ydinasiat ennen yhteiskäsittelyä ja tarjoa paikka kysymyksille. Muista myös kytkentä jatkoaskeliin.

2 Roolita tapaamiset ennakkoon.

Kokouksen tehokas juoksutus vähänkin isommalle ryhmälle vaatii roolitusta. Usein on hyödyllistä, että kokouksella on vetäjä, joka ohjaa prosessia. Vetäjän lisäksi tarvitaan myös usein teknistä tukihenkilöä, jolloin muut osallistujat voivat keskittyä pelkästään kokouksen sisältöön. Tekninen tukihenkilö voi huolehtia esimerkiksi breakout room -jaoista, materiaalin jakelusta työstöön ja yhteenvedoista työstöistä, chatin seurannasta ja osanottajien mahdollisesta teknisestä tukemisesta kokouksen aikana.

3 Päästä osallistujat vaikuttamaan tai kokeilemaan asiaa. 

Osallistujille on haastavaa aidosti ymmärtää tai kehittää asiaa, jota he eivät ole itse päässeet hypistelemään ja keskustelemaan asiasta. Palavereissa on mahdollista osallistaa etänäkin ja esimerkiksi pienryhmätyöskentelyt tarjoavat hyvän areenan yhteistä ymmärrystä kasvattaville keskusteluille. Käsiteltävän haasteen suuruudesta riippuen toteuttaminen voi vaatia yhden tai useampia kokouksia.

Kiinnostuitko? Tutustu valmennukseemme ja tule mukaan oppimaan lisää!