Tulisiko työelämän muidenkin yhteisten rakenteiden ja käytänteiden olla näin järjestelmällisesti mietitty? Yhteiset käytännöt abstrakteimmissakin asioissa toimivat samalla tavoin. Yhteiset käytänteet tuovat ennustettavuutta, sujuvuutta ja järjestyneisyyttä toimintaamme. Ne luovat pohjaa tasavertaisuudelle, turvallisuuden tunteelle ja läpinäkyvyydelle. Ymmärrän, miten minun odotetaan toimivan työtehtävieni ja viestinnän suhteen, ja voin odottaa muiden toimivan samalla tavoin.

Jos yhteisistä käytänteistä ei ole sovittu, syntyy turhaa sähläämistä, turhaantumista ja epäluuloja. Yksi tallentaa dokumentin väärään paikkaan, toinen ihmettelee, mihinkä näistä tänään eri kanavista tulleista työtehtävistä tarttuisi ja kolmas pohtii, miten sanoisi työkaverille, että haluaisi keskittyä työtehtäväänsä ovenpielikeskustelun sijaan. Samaa työtä tekevät tiimit työskentelevät eri yksiköissä eri tavoin, jolloin työtehtävät eivät virtaa sujuvasti seuraavaan työn vaiheeseen.

Rakenteet ja käytänteet ovat syntyneet organisaation toiminnan myötä usein huomaamattakin. On inhimillistä törmätä ja turhautua samaan esteeseen kerta toisensa jälkeen sen käsittelemisen ja uuden tavan opettelun sijaan, varsinkin kiireisessä arjessa. Pienet muutokset voivat kuitenkin myötävaikuttaa moneen muuhunkin asiaan ja vaivannäkö palkitsee, kun este on selätetty. Yhdessä miettimällä, mitkä asiat vaikeuttavat, hidastavat tai sotkevat työntekoamme, millainen on työmme luonne ja mitä sitä varten tarvitsemme, voimme jouhevoittaa työmme tekoa, voimme päästä kiinni pieniin suuriin asioihin, jotka meitä vaivaavat tai edesauttavat työarjessa.

Rakenteet ja käytänteet – vanhanaikaista ja laimeaa?

Itseohjautuvuus on puhututtanut meitä viime vuosina. Helposti voisi ajatella, että yhteisten rakenteiden ja käytäntöjen rakentaminen, hiominen tai niiden vahvistaminen sotisi tätä itseohjautuvuuden mallia vastaan. Asia on kuitenkin toisin; toimiakseen itseohjautuvasti rakenteiden ja yhteisten toimintamallien tulee edesauttaa itsenäistä, autonomista työskentelyä. Innotiimi-ICG:n konsultti Jari Mielonen kirjoitti mainion kirjan tästä.

Etätyöloikka on ravistellut työntekemistä vuoden 2020 aikana. Työ siirtyi koti- ja muihin etätoimistoihin, mutta useassa organisaatiossa tai tiimissä ei ole mietitty yhdessä etätyöetikettiä tai yhteisiä käytäntöjä: miten yhteyttä pidetään alaisiin, esimieheen tai omaan saati naapuritiimiin? Miten seurataan työkuormaa, kun työtilanneraporttia ei saakaan kahvitauolla tai toimiston ovenpielessä juttelemalla. Missä kanavissa ja miten jaetaan erilaista tietoa? Mihin aikaan tulee olla linjojen päässä ja kuinka paljon kalenteriin voi varata rauhoitettua työaikaa? Kunnioitetaanko sitä? Entä voiko työsähköpostia lähettää iltaisin tai viikonloppuisin?

Myös vuorovaikutus ja viestintä kaipaa yhteisiä käytänteitä eri tilanteisiin. Miten edesautamme yhteisen työajan hyödyllisyyttä palavereissa tai ideointityöpajoissa? Mitä teemme, kun kohtaamme tiiminä erimielisyyksiä? Miten toimimme kehittyäksemme yhdessä? Tässä neljä vinkkiä yhteisten käytäntöjen muodostamiseen:

1. Miettikää yhdessä yhteiset käytänteet

Yhteiset eivät ole yhteisiä, ellei niissä ole jokaisen sormenjälkeä. Yhdessä mietitty ja kaikki osallistanut mietintä lisää ymmärrystä (mistä ja miksi on sovittu) ja sitoutumista. Avoin keskustelu siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi ruokkii niin työn kehittämistä kuin ymmärrystä tiimistämme yksilöistä koostuvana kokonaisuutena.

2. Harjaannuttakaa vuorovaikutusta ja vuorovaikutustilanteita yhdessä

Olemme osa työympäristöä, siis vaikutamme siihen. Millä tavoin sinä haluat vaikuttaa ympäristöösi? Kuuntelu, omien mielipiteiden esittäminen, hyvää tahtovien kysymysten esittäminen ja aito läsnäolo kuulostavat peruskauralta, mutta juuri näitä perustaitoja tuskin voi harjoitella ja käyttää liikaa kiireen leimaamassa arjessa. Hankaliakin tilanteita voidaan purkaa näiden avulla. Kun vuorovaikutus sujuu, yllätyksiä ja epäselviä tilanteita pääsee syntymään vähemmän.

3. Ketjuuntumisien, tapahtumakulkujen tunnistaminen

Syy voi olla toki inhmillinen tai sattuma, mutta usein hyvien ja huonojen tapahtumien takana on tapahtumien ketju. Syy voidaan siis löytää esimerkiksi prosessista tai tiedonkulusta. Pohtikaa, mistä pullonkaulat, väärinymmärrykset tai tietotulvat ja toisaalta onnistumiset johtuvat. Miten niihin voisi vaikuttaa yhteisesti sovituilla asioilla? Millaiset tapahtumaketjut eri esille tulevien ilmiöiden takana on? Mitkä näistä olisi syytä muuttaa tai mitä niistä tulisi vahvistaa ja mahdollisesti kopioida toisiinkin toimintoihin?

4. Arvioikaa ja kehittäkää yhteisiä käytänteitä

Maailma muuttuu ja niin yhteisten käytäntöjenkin tulisi. Varatkaa esimerkiksi vuosittainen käytänteiden tarkastelupalaveri ja arvioikaa, mikä yhteistyössä on sujunut ja mikä ei ole toiminut. Juhlistakaa sitä, missä olette hyviä ja kehitettävien asioiden kohdalla huolellisen juurisyyanalyysin jälkeen kokeilkaa uusia kehitysaskeleita mahdollisimman pienellä kokeiluilla: vaikkapa kokeilu huomiseen asti ja arviointi sen jälkeen tai kahden ihmisen kokeilu, jonka jälkeen kokeilu laajennetaan koko tiimiin.

Väittäisin, että oman tiimin kanssa kannattaa viettää muutama tapaaminen yhteisten käytäntöjen pohtimiseksi tavoitteellisesti ja osallistavasti. Me voimme auttaa tässä! Ota yhteyttä ja kartoitetaan organisaationne tilanne.