Paranna asiakaslähtöisyyttä, suorituskykyä ja kustannustehokkuutta kehittämällä toimintaprosesseja!
Tavoitteena prosessin suorituskyvyn ja virtaustehokkuuden parantaminen
Liiketoiminnan ja sen tuottavuuden parantamisen hyvä lähtökohta on parantaa jonkin asiakasarvoa tuottavan tapahtumaketjun eli prosessin arvontuottokykyä. Liiketoiminnan kehittämiseen liittyy näin ollen usein prosessien kehittäminen.
Prosessikehitystyö voi kohdistua prosessikokonaisuuksiin tai yksittäisen prosessin radikaaliin tai inkrementaaliseen parantamiseen. Kohteena voi myös olla täysin uuden prosessin kuvaaminen ja käyttöönotto.
Prosessien arvontuottoa parannetaan yrityksen käytössä olevien voimavarojen ja resurssien paremmalla hyödyntämisellä, keskittymällä arvoa tuottavaan toimintaan ja vähentämällä turhaa tekemistä. Tätä Lean kutsuu virtaustehokkuuden kasvattamiseksi.
Nykyään prosessikehittämisessä korostuvat myös digitaaliset ratkaisut ja tietotyökalut, joilla voidaan lisätä automaatiota ja keskittää ihmisresurssit vaativampaan työhön rutiinien sijaan
Prosessien kehittäminen viittaa prosessin uudistamiseen tai kokonaan uuden prosessin kehittämiseen, jolloin pyrkimyksenä on kuvata prosessi tavoitetilassaan – sellaisenaan kun se hyvällä johtamisella voisi tavoiteajassaan olla (yleensä noin 1 vuosi).
Prosessikehityksen työjuoksu
Käytämme seuraavaa työjuoksutusta, kun ohjaamme toimintaprosessin kehittämistä. Suunnittelemme ja fasilitoimme työpajat ja sparraamme kuvausvastuullisia kehitystyössään.
Aluksi selvitetään nykytila (toiminta sellaisenaan, kun se on), josta valitaan kriittiset pullonkaulat tai ongelmakohdat parannettavaksi systemaattisen ongelman ratkaisun keinoin
Seuraavaksi sovitaan prosessikuvausmuodosta. Tarkoituksena on löytää sopiva ja riittävän tarkka kuva, menemättä kuitenkaan liiaksi yksityiskohtiin. Prosessiin jätetään ihmisille joustavuutta ja liikuntavaraa, luottaen heidän ammattitaitoonsa ja osaamiseen.
Tämä jälkeen nimetään henkilö ja kehitystiimi prosessin kuvaamiseen. Kehitystyöt tehdään osallistavasti, mukaan otetaan avainihmisiä ns. PAT-säännön (Päättäjät, Asiantuntijat, Toteuttajat) mukaan. Kehitystyön aikana ratkotan esiin nostetut kehityshaasteet, jäsennellään prosessi kokonaisuudessaan ja roolitetaan tekeminen.
Käytämme systemaattista tapaa kuvata prosesseja, täyttäen kirkkaasti myös ISO9001 standardin laatuvaatimukset. Prosessikuvauksen pääsisältöjä:
- Mistä prosessi alkaa, mihin se päättyy?
- Ketkä ovat prosessi asiakkaat ja mitkä ovat heidän keskeiset vaatimuksensa?
- Mikä on prosessin tavoite ja sovellusalue?
- Miten prosessin suorituskykyä arvioidaan ja mitataan?
- Mitä tietoa prosessi tarvitsee (syötteet) ja mitä tietoa prosessi synnyttää (tuotokset)?
- Mitkä ovat prosessin päävaiheet ja -tehtävät?
- Mitä prosessirooleja suoritukseen tarvitaan?
- Miten prosessi etenee? Kuka tekee mitä, missä vaiheessa, miten, miksi?
- Mitä lisäohjeita, työkaluja, laskentataulukoita, tietojärjestelmiä yms. prosessiin liittyy?
Kehitystyön kalkkiviivoilla prosessikuvaus käydään läpi ja hyväksytetään tarvittavilla ihmisillä. Missä määrin kuvaus on käytännöllinen, looginen ja hyväksyttävä? Tämän jälkeen prosessi on käyttöönottovalmiina. Seuraavina askelina suunnitellaan prosessin käytäntöön vienti, sisältäen perehdyttämisen sekä prosessin mukaiset päivittäisjohtamisen vastuut ja käytännöt.
Olemme kumppanisi…
LÄHTÖTILANNESELVITYS
Selvitetään nykyinen suorituskyky ja kriittiset kehityskohteet.
PROSESSIN KUVAAMINEN
Kuvataan virtaustehokas prosessi osallistavasti.
PROSESSIN KÄYTTÖÖNOTTO
Valmennamme esihenkilöt viemään prosessit käytäntöön valmentavalla johtamisotteella.
